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Stella CRM - Anwenderdokumentation#

Basis CRM

Allgemeines#

Im Folgenden beschreiben wir die verschiedenen Bedienoptionen in Stella.

Bei den Ansichten unterscheiden wir zwischen Portalen und Standard-Ansichten. Portale sind eine Sammlung von sogenannten Portlets (ebenfalls Ansichten), die miteinander interagieren. Details folgen im weiteren Text. Eine Standard-Ansicht zeigt immer nur eine Ansicht und wird etwas anders bedient.

Arbeiten mit Portalen und Portlets#

Beim Start von Stella wird zunächst das Homepage-Portal geöffnet. Ein Portlet bietet folgende Optionen zur Bedienung.

Allgemein#

Über den markierten Nach-Unten-Pfeil öffnet sich das Portlet-Aktionsmenü. Darin finden sich Aktionen zum Erstellen neuer Dokumente (1), zum Wechseln von Ansichten / Portlets (2) und zum Entfernen des Portlets aus dem Portal (3). In jedem Portlet ist es möglich, zu suchen (4). Dies kann entweder eine einfache oder eine erweiterte Suche sein. Dazu gleich mehr. In diesem Beispiel ist die erweiterte Suche für das Portlet aktiviert. Die einfache Suche öffnet sich dann über das Lupen-Symbol (5). Zusätzlich kann man mit (8) in die Filter-Ansicht wechseln. Diese ermöglicht eine Filterung der angezeigten Daten. Details dazu im Kapitel Filter-Ansicht verwenden. Die Filter-Ansicht bleibt erhalten, bis man mit ((1), Bild nachfolgend) wieder zurück auf die Standard-Ansicht wechselt.

Hinweis

Im Filter-Ansicht-Modus kann nicht zwischen den Portlets (siehe Abschnitt „Portal-Filterung“) gefiltert werden. Dies funktioniert aktuell nur mit der Standard-Ansicht.

Jedes Portlet kann in der Größe verändert (6) oder auch im Portal an eine andere Stelle verschoben werden. Diese Änderungen sind persönlich und betreffen nur den Nutzer, der die Änderung durchführt.

Portal-Filterung#

Wenn in einem Portal Dokumente in Portlets angezeigt werden, die eine Beziehung zueinander haben, kann man diese Information filtern. Dazu klickt man in einem Portlet auf den Rechts-Pfeil (1). Alle Portlets, die zu dem geklickten Dokument Informationen haben, werden nun gefiltert. Dies erkennt man daran, dass sich der Titel ändert (2) und zusätzlich ein Auge-Symbol (3) angezeigt wird. Man kann den Filter entfernen, indem man auf das Auge-Symbol klickt.

Hinweis

Manche Portlets zeigen erst dann Daten an, wenn eine Filterung durchgeführt wurde.

Portal anpassen#

Jeder Nutzer kann ein Portal nach seinen Wünschen anpassen. Man kann die Größe und die Anordnung verändern und zusätzlich Portlets aus dem Portal entfernen. Diese Änderungen sind persönlich und betreffen nur den Nutzer, der die Änderung durchführt.

Zusätzlich kann sich jeder Anwender weitere Portlets zu einem Portal hinzufügen. Dazu klickt man auf das Haus-Symbol und anschließend auf „Hinzufügen“. Daraufhin öffnet sich ein Dialog, in dem die zur Verfügung stehenden Portlets angezeigt werden. Zum Hinzufügen klickt man dann auf das gewünschte Portlet.

Möchten Sie man auf das Standard-Portal zurückgehen, so klicken klickt Sie man die Aktion Seite löschen (1). Dieses löscht Ihre die persönliche Portal-Konfiguration.

Favoriten-Verwaltung#

Man kann in einem Portlet Dokumente als Favorit kennzeichnen (1). Möchte man dann nur die Favoriten angezeigt bekommen, so wechselt man mit (2) in die entsprechende Ansicht. Diese Ansicht wird dann immer verwendet, bis man erneut über (2) in die Standard-Ansicht zurückwechselt.

Kategorien öffnen / schließen#

In einer kategorisierten (gruppierten) Ansicht, hat man zusätzlich die Option zum Erweitern und Schließen der Kategorien (1). Diese Funktionen befinden sich unterhalb des Schraubenschlüssel Symbols.

Kontext-Aktionen#

Für Dokumente gibt es sogenannte Kontext-Aktionen. Diese werden immer im Kontext des jeweiligen Dokuments ausgeführt. Man kann diese Aktionen entweder über einen Rechts-Klick (1) mit der Maus oder über einen Klick auf die drei Punkte (2) aufrufen.

Dokumente löschen#

Wenn Sie die Berechtigung zum Löschen von Dokumenten haben, dann können Sie die Löschfunktion verwenden, indem Sie zunächst den Bearbeitungsmodus ändern, dann die zu löschenden Dokumente markieren und abschließend die Löschen-Funktion aufrufen.

Für das Wiederherstellen von versehentlich gelöschten Dokumenten wenden Sie sich an Ihren Stella-Administrator.

Suche#

Stella bietet zwei unterschiedliche Such-Modi an. Die erweiterte Suche (1) sucht in dem vollständigen Dokument nach dem Suchbegriff. Es reicht, wenn Sie dazu einen Teil des Begriffs eingeben. "Auto" findet auch "Automobil". Bei der Suche ist Gross-Kleinschreibung nicht relevant.

Die Schnellsuche (2) sucht dagegen nur in der ersten sortierten Spalte und springt dann zu dem ersten gefundenen Dokument. Diese Suche wird darum auch Sprungsuche genannt.

Filter-Ansicht#

Einige Ansichten in Stella verwenden die sogenannte Filter-Ansicht. Diese bietet die Option, Dokumente anhand von Begriffen zu filtern. Dazu geben Sie in den Felder über den Spalten (2) Ihre Suchbegriffe ein.

Die Daten aus der Filter-Ansicht lassen sich mit der Export-Aktion (1) in eine CSV-Datei exportieren.

Arbeiten mit Standard-Ansichten#

Die meisten Aktionen, die bereits in dem Portal-Kapitel beschrieben sind, gelten auch für Standard-Ansichten. Zusätzlich oder abweichend gibt es abweichend noch folgende Optionen.

Suche#

Stella bietet zwei unterschiedliche Such-Modi an. Die erweiterte Suche (1) sucht in den vollständigen Dokumenten der jeweiligen Ansicht nach dem Suchbegriff. Es reicht, wenn man dazu einen Teil des Begriffs eingibt. crmAuto“ findet auch „Automobil“. Die Suche berücksichtigt keine Groß- / Kleinschreibung. Die Schnellsuche (2) sucht dagegen nur in der ersten sortierten Spalte der Ansicht und springt dann zu dem ersten gefundenen Dokument. Diese Suche wird darum auch Sprungsuche genannt.

Filter-Ansicht#

Einige Ansichten in Stella verwenden die sogenannte Filter-Ansicht. Diese bietet die Option, Dokumente anhand von Begriffen zu filtern. Dazu geben Sie in den Felder über den Spalten (2) Ihre Suchbegriffe ein.

Ansichten-Aktionen#

Ansichten-Aktionen werden abweichend direkt in der Werkzeugleiste angezeigt.

Papierkorb-Ansicht zur Wiederherstellung von gelöschten Dokumenten#

Die Aktion "Papierkorb wechseln" (1) wechselt in eine Papierkorb-Ansicht, in der Sie gelöschte Dokumente wiederherstellen (2) oder dauerhaft löschen (1) können.

Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie die Berechtigung zur Wiederherstellung haben.

Vorschau ein- und ausblenden#

Man kann in jeder Standard-Ansicht festlegen, ob eine Vorschau in der Seitenleiste genutzt werden soll.

Filter-Ansicht verwenden#

Zusätzlich kann man in jeder Ansicht auf die Filter-Ansicht wechseln.

Die Filter-Ansicht ermöglicht die direkte und einfache Suche nach Elementen in der jeweiligen Ansicht. Nach dem Wechsel in die Filter-Ansicht erhält man über jeder Spalte ein Filter-Feld (2), in dem der Suchbegriff eingegeben werden kann. Der Inhalt der Ansicht wird während der Eingabe aktualisiert.

Die Daten aus der Filter-Ansicht lassen sich mit der Export-Aktion (1) in eine CSV-Datei exportieren.

Hinweis

Für die Filter-Suche müssen die Daten vollständig vom Server geladen werden, weshalb der Wechsel in diese Ansicht eine längere Zeit als gewöhnlich in Anspruch nehmen kann. Die Anzahl der Datensätze ist aus diesem Grund auch auf maximal 10.000 beschränkt.

Wenn Sie wieder in die Standard-Ansicht zurückkehren möchten, klicken Sie auf den Button Standard-Ansicht.

System-Aktionen in Dokumenten#

  • (1) Ruft die Hilfe-Seite auf, sofern eine Hilfe konfiguriert ist
  • (2) Ruft die Dokument-Historie auf (wer hat wann welche Werte geändert)
  • (3) Öffnet den Drucken-Dialog des Browsers
  • (4) Setzt oder entfernt die Favoriten-Kennzeichnung
  • (5) Löscht das Dokument (Symbol ist nur verfügbar, wenn Sie die Berechtigung zum Löschen haben)

Schlüsselwort-Felder#

Felder in Masken, die auf einer Auswahl an Schlüsselwörtern basieren, können ggf. angepasst werden. Hat der angemeldete Nutzer die Rolle [AppAdmin], können diese über eine spezielle Oberfläche angepasst und/oder erweitert werden. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn es sich hierbei um Schlüsselwörter ohne technische Funktion handelt und lediglich Meta-Daten für das jeweilige Dokument darstellen.

Weitere Felder mit spezieller Funktion#

In den Masken gibt es zum Teil Felder vom Typ URL und E-Mailadresse. Das spezielle Merkmal dieser Felder ist der Umstand, dass der Inhalt direkt anklickbar ist, sofern das jeweilige Dokument im Lesemodus geöffnet ist. Bei URLs wird daraufhin direkt die Adresse (Webseite) geöffnet, bei E-Mail-Feldern wird ein sogenannter mailto-Link erzeugt, der bei Klick eine neue Mail mit dem Vorgabe E-Mailprogramm erstellt.

Persönliche Einstellungen: Standard-Signatur und Kennwortwechsel#

Sie erreichen die Seite für die persönlichen Einstellungen über den entsprechen Eintrag unterhalb des Personen-Symbols.

In den Einstellungen können Sie zum einen die Sprache ändern (1) (aktuell ist nur deutsch verfügbar). Zum anderen können Sie Ihre Standard-Signatur für neue Mails wählen (2) (sofern mehrere verfügbar sind) und die Seite zur Kennwort-Änderung aufrufen (3).

Bereiche und Portale#

Stella CRM ist in verschiedene Bereiche unterteilt, von denen die meisten in Form eines Portals mit verschiedenen Portlets (Datenansichten) gestaltet sind. Folgende Bereiche sind als Portale verfügbar:

Diese Bereiche sind als eine oder mehrere Datenansichten in eigenen Menüs definiert:

Adressen#

Das Verwalten von Adressen und Kundendaten allgemein ist Kern eines CRM. In diesem Portal verschmelzen diese Daten aber auch mit assoziierten Daten wie Aufträge oder Dokumente (Schreiben, E-Mails), so dass auf einen Blick alles, was zu einem Kunden oder Kontakt relevant ist, sichtbar wird. Für die Filterung von Daten in den Portlets konsultieren Sie bitte den Abschnitt Portal-Filterung.

Das Portal zeigt neben den hier beschriebenen Dokumentarten noch weitere, die in ihren jeweiligen Abschnitten beschrieben werden.

Firmen (Kunden)#

In Stella CRM wird zwischen aktiven und inaktiven Firmen unterschieden. Aktive Firmen werden im Portlet angezeigt, inaktive Firmen sieht man in der Ansicht Firmen - Alle, die über das Menü innerhalb des Portlets erreichbar ist:

Inaktive Firmen sind mit einem roten X gekennzeichnet und in der Maske erscheint ein entsprechender Hinweis.

Maske "Firma"#

Neben den Standardfeldern zur Erfassung genereller Kundeninformationen gibt es Felder, die speziell auf vertriebliche Aufgaben abzielen. Dazu gehören die Felder Typ und Betreuer. Letzteres ist kein Pflichtfeld, falls diese Information keine Rolle spielt.

Es ist erforderlich, für das eigene Unternehmen ebenfalls ein Firmendokument zu erstellen. Dieses muss dann beim Typ als Intern kategorisiert werden. Das eigene Unternehmen ist dann in der Ansicht immer an erster Stelle und durch ein rotes Symbol gekennzeichnet. Es können auch mehrere interne Firmen definiert werden, falls z.B. unterschiedliche Geschäftbereiche oder Tochterfirmen abgebildet werden sollen.

Zusätzlich ist es möglich, eine Firma als einen Haushalt zu definieren. Praktisch ist dies vor allem bei Privatkunden, bei denen der Geschäftskontakt eine natürliche und keine juristische Person ist.

Die Firma ist das übergeordnete Element einer Kontaktestruktur. Die nächste Ebene bildet das Dokument vom Typ Liegenschaft.

Maske "Liegenschaft"#

Eine Liegenschaft hat immer einen Bezug zu einer Firma und kann niemals für sich alleine stehen. Liegenschaften bezeichnen entweder Operationsstandorte einer Firma oder Standorte und Baustellen von Kunden. Kunden sind ebenfalls zuvor als Firma anzulegen.

Maske "Kontakt"#

Ein Kontakt ist in der Regel eine Reale Person oder ein technischer Kontakt innerhalb eines Unternehmens, z.B. eine Support-Adresse. Zur Kategorisierung dient hier ebenfalls das Feld Typ. Hier können auch Abteilungen innerhalb der Firma definiert werden. Kontakte sollten (müssen allerdings nicht) einer Liegenschaft zugeordnet werden. Wird ein Kontakt einer Liegenschaft zugeordnet, ist dieser später leichter auffindbar, wenn im Portal nach der Liegenschaft gefiltert wird. Technische oder allgemeine Kontakte können stattdessen gerade keiner Liegenschaft zugeordnet sein. Ein Kontakt muss allerdings immer einer Firma zugeordnet sein.

Dokumente#

Im Bereich der Dokumente werden E-Mails und allgemeiner Schriftverkehr organisiert. Ein neues Dokument kann nur im Kontext einer Firma, eines Kontakts oder einer Liegenschaft erstellt werden. Natürlich können die dann automatisch gesetzten Zuordnungen auch wieder entfernt werden. Die Empfängeradresse(n) sind frei wählbar aus den Kontakten, lediglich eine CC-Adresse kann manuall eingebeben werden.

Eine Zuordnung zu Aufträgen bzw. Projekten und Liegenschaften ist optional, hilft aber beim Auffinden des Dokuments im Kontext eines Kunden oder Projekts.

Freigabe-Workflow#

Dokumente unterliegen zum Teil einem Freigabe-Workflow. E-Mails können ggf. auch ohne Freigabe versendet werden, sofern der Ersteller eine spezielle Berechtigung im CRM hat. Für alle anderen Fälle ist es erforderlich, einen oder mehrere Prüfer anzugeben, die in der Folge das Dokument prüfen und ggf. freigeben. Sind mehrere Prüfer angegeben, so müssen stets alle Prüfer die Freigabe erteilen. Dabei gibt es die Wahl zwischen einer parallelen und einer sequentiellen Verarbeitung. Erst wenn alle Freigaben ersteilt wurden, kann eine E-Mail gesendet und ein Schreiben final erstellt werden. Separat dazu gibt es die Möglichkeit, lediglich eine Kenntnisnahme für die gewählten Prüfer zu erzeugen. Dabei wird eine Benachrichtgung erzeugt, ohne dass der/die Empfänger aktiv tätig werden müssen.

Es gibt verschiedene Ansichten für alle Dokumente, die auf Freigabe warten und darüber hinaus eine Ansicht, die nur Dokumente anzeigt, für die man selbst eine Freigabe durchführen muss.

Arbeiten mit Textblöcken#

Die Textfelder, die die Mailnachricht bzw. den Inhalt des Schreibens darstellen, können mit vorbereiteten Textblöcken befüllt werden. Dazu gibt es eine entsprechende Aktion oberhalb des Feldes. Im dann angezeigten Dialog wählt man den Textblock aus und dieser wird dann an der Stelle der Textmarke in das Feld eingefügt. Damit lassen sich auch längere, wiederholende Inhalte schnell erzeugen.

Besondere Felder in E-Mails#

Für E-Mails sind spezielle Felder vorgesehen, die die Erstellung sehr individuell ermöglichen. So gibt es neben der festen Namensauswahl für den oder die Empfänger, CC und BCC auch eine freie Eingabe für eine E-Mailadresse für das Feld CC. Darüber hinaus kann eine Lesebestätigung aktiviert sowie die zu verwendene Mailsignatur gewählt werden. Für die Mailsignatur können verschiedene Texte vorgegeben und angepasst werden. Jeder Nutzer kann zudem festlegen, mit welcher Mailsignatur standardmäßig Mails verschickt werden sollen. Festgelegt wird dies in den persönlichen Einstellungen.

Importierte Mails#

Diese spezielle Ansicht zeigt alle importierten E-Mails aus Microsoft Outlook bis diese als zugeordnet markiert wurden. Sinn und Zweck ist die nachträgliche Revision der übertragenen E-Mails bzgl. der zuvor ggf. automatisch durchgeführten Zuordnung zu einem Projekt, Liegenschaft und Kunden. Details dazu finden Sie im Abschnitt Mails importieren

Mails importieren#

Mit Stella-CRM können Mails erstellt und im Kontext von Kontakt oder Liegenschaft versendet werden, empfangen aber werden Mails in der Regel außerhalb des CRM, nämlich in einem E-Mail-Programm wie Microsoft Outlook bzw. direkt in M365. Mit Hilfe des Stella Domino Connectors ist die Übertragung von E-Mails aus MS outlook ins Stella CRM möglich.

Aufträge#

Aufträge bilden die oberste Ebene bezüglich Aufgaben, Einsätze und sonstige Tätigkeiten. Ohne einen Auftrag kann z.B. kein Einsatz für einen Kunden generiert werden. Es wird bei Aufträgen zwischen Projektaufträgen und Wartungsaufträgen unterschieden. Für diese beiden Auftragsarten gibt es jeweils getrennte Ansichten nach Auftragsdatum und nach Firma.

Die Masken unterscheiden sich inhaltlich ebenfalls, wobei essentielle Daten bei beiden Varianten gleich sind. Firma und Liegenschaft u.a. sind Pflichtfelder, da Einsätze oder Aufgaben immer mindestens einen Bezug zu einer Liegenschaft haben müssen.

Nachfolgeaufträge#

Es besteht die Möglichkeit automatisch Nachfolgeaufträge generieren zu lassen. In Abhängigkeit des Auftragsdatums (Pflichtfeld) wird dieser dann entsprechend erstellt und der vorige autpmatisch abgeschlossen.

Zeitbuchungen auf Aufgaben und Einsätze#

Aufgaben und Einsätze, die von einem Auftrag abgeleitet werden, können bebucht werden, d.h. eine Zeitabrechnung durchgeführt werden. Der Personenkreis, der dies dann auch tun darf, wird durch Angabe eines Teams und/oder Einzelpersonen definiert. Dies gilt dann für alle Aufgaben und Einsätze, die nach einer Änderung diesbezüglich erstellt wurden, d.h. hier kann es im Laufe des Auftrags durchaus Variationen geben wenn gewünscht.

Bei Projektaufträgen können zudem Zeitvorgaben für verschiedene Tätigkeiten gemacht werden. Es gibt allerdings keine Regulierung späterer Zeitbuchungen in Abhängigkeit dieser Vorgaben, sie dienen lediglich der späteren Nachkontrolle.

Aufgabenerstellung#

Aus beiden Auftragsarten können verschiedene Aufgaben erzeugt werden:

  • Wartungsaufgabe
  • Inspektionsaufgabe
  • Serviceaufgabe
  • Projektaufgabe (Task)

In Projektaufträgen werden Aufgaben generell als Task bezeichnet.

Tasks sind nicht ortsbezogen, alle anderen Aufgabenarten dagegen sind unbedingt ortsbezogen. Details zur Wartungsaufgaben finden Sie im Abschnitt Wartung / Service.

Tasks#

Ein Task ist hat mindestens einen Titel und einen Status. Alle anderen Angaben sind optional. Liegenschaft und Auftragsdaten werden aus dem Auftrag übernommen. Der Aktivitätstyp sollte ausgewählt werden, da dies eine hilfreiche Beschreibung darstellt. Die Angabe des Standorts für Zeitbuchungen wird für die Zeiterfassung genutzt und bestimmt, wo der Mitarbeiter die Zeitbuchung starten bzw. stoppen kann bezogen auf die Geodaten der Liegenschaft und derer des seines Standorts.

Darüber hinaus gibt es noch spezielle Optionen:

Feld Beschreibung
Task ohne Einplanung Task kann im Kanban Board übernommen werden und steht nicht in der Einsatzplanung zur Verfügung
Aufmaß-Task Wenn aktiviert, dann kann der Task in der mobilen App nur mit einem Aufmaß abgeschlossen werden.
Meilenstein-Task Ein Meilenstein-Task wird besonders gekennzeichnet
Bautagebuch verpflichtend In Zeitbuchungen zu diesem Task muss ein ergänzender Kommentar eingegeben werden

Vorgänger und Nachfolger#

Für Tasks kann eine bestimmte Reihenfolge festgelegt werden, indem jeweils in einem Task ein Vorgänger-Task und/oder Nachfolger-Task definiert wird. Die Plausibilität ist hierbei allerdings die Aufgabe des Erstellers. Die Reihenfolge kann visuell in der eingebetteten Ansicht im Reiter Tasks überprüft werden.

Task erstellen#

Es gibt verschiedene Wege, einen neuen Task zu erstellen:

  • Im Menü des Auftrags
  • Aus der Liste der Tasks in der Maske

Die zweite Option steht erst zur Verfügung, wenn der Auftrag mindestens ein Mal gespeichert wurde. Hier ist dann auch die Übersicht aller Tasks zum Auftrag zu sehen.

Tasks aus Vorlage#

Tasks kann man auch aus einer Projektvorlage generieren. Um eine Projektvorlage zu erstellen, wechseln Sie im Menü auf Projekte, Projektvorlagen, Vorlagen. Eine Projektvorlage hat einen Namen und eine Beschreibung. Speichern Sie diese, um Tasks zu definieren.

Tasks importieren#

Ähnlich wie bei den Vorlagen, können hier Tasks aus einer Vorlage im JSON-Format generiert werden. Details zum Format finden Sie im Abschnitt Import von Projektaufgaben

Wartung / Service#

Wartung und Service ist ein komplexes Thema, und Stella CRM hilft bei der Bewältigung dieser Aufgaben. In diesem Bereich gibt folgende grundlegende Struktur, deren einzelne Elemente aufeinander aufbauen:

  • Wartungsauftrag
  • Anlage(n)
  • Wartungs- bzw. Serviceaufgabe
  • Wartungspaket
  • Einsätze

Zur Vereinfachung werden im folgenden nur Wartungsaufgaben genannt.

Wartungsauftrag#

Es gelten allgemein alle Vorgaben wie im Abschnitt "Aufträge" beschrieben. Zusätzlich gibt es optionale Angaben, die die örtlichen Details beschreiben sowie Angaben zu einem Wartungsvertrag, aus dem ein Wartungsauftrag hervorgeht.

Anlage#

Eine Anlage beschreibt eine Zusammenstellung von Geräten verschiedener Typen und Klassen zu einer Anlage eines bestimmten Typs, z.B. Klimaanlage. Der Anlagentyp richtet sich dabei nach den Vorgaben der VDMA 24186, die in den entsprechenden VDMA-Blättern definiert sind. Eine Anlage muss zwingend einer Liegenschaft zugeordnet sein.

Unterstationen#

Als Unterstation wird eine Anlage bezeichnet, zu der statt (nur) Geräten auch weitere Anlagen zugeordnet sind. Dazu kann das Feld Ist dies eine Unterstation? auf den Wert ja gesetzt werden. Es verschwindet dann das Feld Gehört zu folgender Unterstation. Anlagen, die zu einer Unterstation gehören sollen, haben hier entsprechend die Anlage ausgewählt und sind ihrerseits natürlich keine Unterstationen.

Im Kontext einer Wartung ist die Anlage entsprechend zu definieren, d.h. das Feld Wartungsvertrag muss hier auf ja gesetzt sein. Wartungsaufgaben werden nur zu Anlagen, die im Status in Betrieb gesetzt sind, erstellt.

Geräte#

Eine Anlage ist das übergeordnete Element, unter dem sich Geräte organisieren. Ein Gerät gehört immer zu einer Anlage und kann nie separat für sich stehen. Ein Gerät verweist immer auf ein Kataloggerät, von dem auch der Gerätetyp übernommen wird. Zudem ist Einsatzweck erforderlich, damit später die entsprechend notwendingen Prüfpunkte aus der VDMA herangezogen werden. Auch hier gilt: nur Geräte im Status in Betrieb werden entsprechend für eine Wartung herangezogen.

Wartungsintervall#

Das Wartungsintervall wird in der Anlage definiert. Dazu dienen die Felder Wartungsintervall in Monaten und Startwoche. Werden hier Werte gesetzt, wird das nächste Wartungsdatum berechnet. Beim automatischen Erstellen einer Wartungsaufgabe wird das nächste Startdatum immer wieder neu berechnet.

Die Definition von Inspektionsintervallen erfolgt analog.

Wartungsaufgabe#

Eine Wartungsaufgabe wird aus einem Wartungsauftrag erstellt. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen, wenn man ihn manuell durchführt. Es gibt aber auch die Option, die Wartungsaufgaben automatisch erstellen zu lassen. In beiden Fällen ist die Angabe mindestens einer Anlage im Auftrag erforderlich. Es kann pro Anlage und Auftrag nur eine aktive Wartungsaufgabe existieren. Die manuelle Erstellung einer Wartungsaufgabe erfolgt sofort, automatisches Anlegen folgt der Definition des Wartungsintervalls jeder einzelnen Anlage.

Standorte für Zeitbuchungen#

Eine Wartungsaufgabe kann mit zusätzlichen Angaben verfeinert werden. Eine elementare Angabe ist der Standort für Zeitbuchungen. Normalerweise ist hier nichts vorgegeben und Personal kann an einem beliebigen Standort Arbeitszeiten starten und stoppen. Folgende Optionen für den Standort stehen zur Verfügung:

  • Firma
  • Liegenschaft
  • Frei

Bei Firma kann die Arbeitszeit bereits am Firmenstandort gestartet werden. Der Standort richtet sich nach den Geodaten der Liegenschaft, zu der der Mitarbeitende zugeordnet ist. Bei Liegenschaft kann die Arbeitszeit erst vor Ort, also am eigentlich Einsatzort gestartet werden. Hier werden dann die Geodaten der Liegenschaft (i.d.R. die des Kunde oder der Baustelle) verwendet. Frei erlaubt das Ein- und Ausstempeln an einem beliebigen Ort.

Dieser Standort kann später sogar noch verfeinert definiert werden, wenn ein Einsatz generiert wird. Hier kann dann separat für den Beginn und das Ende der Arbeitszeit ein Standort vorgegeben werden, d.h. diese können sich auch unterscheiden.

Wartungsdatum und eingeplante Techniker#

Beides sind Angaben, die nicht sofort in der Wartungsaufgabe gemacht werden, da diese später in der Einsatzplanung erfolgen. Dort können Wartungsaufgaben einem oder mehreren Technikern zugewiesen werden, und auch das Datumm den Einsatz bzw. die Einsätze bestimmt dann diese Angaben. Das bedeutet, dass die Wartungsaufgabe nach der Planung eines Einsatzes automatisch angepasst wird.

Wartungsmaterial / Bestellung#

In diesem Abschnitt können für die Wartung erforderliche Materialien für eine Bestellung hinzugefügt werden. Zusätzlich kann auch in der Anlage direkt Wartungsmaterial definiert werden. Ist bereits in der Anlage Wartungsmaterial definiert, so wird dieses bei Erstellung der Wartungsaufgabe in die Liste übernommen und kann dann noch zusätzlich ergänzt werden. Der Bestellvorgang selbst erfolgt dann auch automatisch rechtzeitig vor dem Wartungszeitpunkt gemäß nächstem Wartungsdatum in der Anlage.

VDMA Checkliste#

Diese Übersicht zeigt alle Prüfungen, die während der Wartung durchgeführt werden müssen. Diese Liste wird automatisch erstellt und folgt den Vorgaben der VDMA für jedes Gerät der Anlage. Wird die Wartungsaufgabe für eine "normale" Anlage direkt erstellt (d.h. die Anlage ist direkt im Auftrag zugeordnet), werden alle nicht-MSR-Prüfpunkte der Geräte in die Wartungsaufgabe geschrieben. Ist die Anlage aber eine Unterstation, so werden ausschließlich die MSR-Prüfpunkte herangezogen. Dies gilt auch für Geräte, die direkt der Unterstation zugeordnet sind.

Prüfungen gemäß VDMA#

Für die Prüfungen innerhalb einer Wartung gemäß der VDMA 24186 sind bestimmte Prüfpunkte (Aufgaben) pro Gerätetyp bzw. Einsatzweck eines Geräts vorgesehen. Stella CRM bringt eine vollständige Liste der Prüfpunkte mit. Diese kann auch bearbeitet und ggf. erweitert werden.

Die Struktur hinter der VDMA ist wie folgt definiert:

  • VDMA Blatt
  • VDMA Überschrift
  • VDMA Gerätetyp
  • Geräteeinsatzweck

VDMA-Blatt#

Das VDMA Blatt definiert generell den Teil der VDMA. Hier kann das entsprechende PDF hinterlegt werden. Wichtig ist hier die Nummer. Diese ist später Teil der Strukturnummerierung an erster Stelle.

Das Feld VDMA Teil Beschreibung ist ein Auswahlfeld, das Feld VDMA Kennung + Teil kann frei beschrieben werden. Empfohlen wird die Nennung des VDMA-Teils wie z.B. VDMA 24186-1.

VDMA-Überschrift#

Eine VDMA Überschrift wird unterhalb des VDMA-Blatts erstellt. Diese ist ebenfalls Teil der Strukturnummerierung und besteht aus einem Freitext (der Überschrift) und einer eindeutigen Nummer. Diese Informationen sind direkt aus dem VDMA-Blatt übernommen.

VDMA-Gerätetyp#

Ein VDMA-Gerätetyp wird unterhalb einer VDMA-Überschrift erzeugt. Wie die Überschrift selbst ist auch der Gerätetyp relevant für die Strukturnummerierung. Der Name dient später nur zur Identifizierung bei der Auswahl im Geräteeinsatzzweck und ist sonst in der Struktur nicht relevant. Wir empfehlen die Benennung nach VDMA-Blatt.

Geräteeinsatzzweck#

Der Geräteeinsatzzweck ist relevant bei der Definition eines Kundengeräts und wird später dafür sorgen, dass für das Gerät die korrekten Prüfpunkte herangezogen werden. Der Geräteeinsatzzweck besteht aus dem Namen und den beiden Zuweisungen für den VDMA-Gerätetyp. Hier wird zwischen dem Gerätetyp für die normale Anlagenwartung und der MSR-Wartung unterschieden. Prinzipiell sind beide Felder optional, jedoch muss mindestens eines der beiden angegeben werden, damit später eine Wartungsaufgabe erstellt werden kann, sofern es ein Gerät mit diesem Einsatzzweck gibt.

Gerätetyp und Aufgaben#

Diese Gerätetypen entsprechend nicht den zuvor beschriebenen, obwohl sie von diesen abgeleitet sind. Der Unterschied ist die grundsätzliche Verwendung beider Gerätetypenarten:

  • VDMA-Gerätetypen dienen lediglich der Nummerierung innerhalb der Struktur
  • Gerätetypen mit Aufgaben sind die übergeordneten Elemente für die Aufgaben (Prüfpunkte)

Aufgabe (Prüfpunkt)#

Im Gerätetyp werden dann die einzelnen Aufgaben (Prüfpunkte) definiert. Der Prüfpunkt selbst hat eine eindeutige laufende Nummer innerhalb dieses Gerätetyps, eine Beschreibung (Aufgabentext), die Verwendung, Ausführungsart und MSR-Typ sowie kalkulierte Arbeitszeit in Minuten. Letztere werden später im Wartungsauftrag für die Berechnung der Gesamtarbeitszeit für die Anlage(n) genutzt. Die Option MSR bestimmt die Nutzung der Aufgabe in einer Anlagenwartung (Haken nicht gesetzt) oder einer MSR-Wartung (Haken gesetzt).

Bestellungen#

Eine Bestellung kann auf unterschiedliche Weise erstellt werden:

  • aus einem Auftrag (Maske oder Kontextaktion)
  • aus einer Liegenschaft (Kontextaktion)
  • aus einer Wartungsaufgabe (indirekt)

Die Bestellung ist in allen Fällen identisch und besitzt einen Workflow. Pflichtfelder sind u.a. der Auftrag und die Liegenschaft. Organisatorisch sind darüber hinaus das Lieferzeitpunkt und der Lieferort relevant, letzters vor allem bei Bestellungen, die zu einer Wartung gehören.

Eine neue Bestellung muss zunächst gespeichert werden, damit Bestellpositionen (Artikel) hinzugefügt werden können.

Vor dem Speichern:

Nach dem Speichern:

Nach dem Speichern wird der Bereich zur Materialbestellung sichtbar. Dieser ist in zwei Reiter aufgeteilt. Der erste Reiter ermöglicht das Hinzufügen von Artikeln aus dem Materialkatalog, der zweite dann erlaubt das Hinzufügen von Artikeln, die nicht im Katalog geführt sind. Diese müssen dann detailiert beschreiben werden, bei Katalogmaterialien ist dies nicht erforderlich - ledlich die Menge ist eine Pflichtangabe.

Das Hinzufügen von Katalogmaterial erfolgt ganz einfach aus der Liste mit Hilfe des Plus-Symbols:

Die daraufhin geöffnete Maske für die neue Bestelltposition erscheint dann rechts im Bereich und ermöglicht zunächst nur die Angabe der Bestellmenge. Die Felder Liefermenge oder Ablageort sind erst bearbeitbar, sobald die Bestellung im Prozess aus dem Entwurfstadium (Status nicht leer) heraus ist, und auch nur durch bestimmte Nutzer des Bereichs StellaCrm-Abteilung_Einkauf.

Kataloge#

Kataloge sind die Stammdaten von Stella CRM, die keinen speziellen Bezug auf die CRM-Daten haben. Es sind Datenmengen, auf die später in den CRM-Daten referenziert wird. Dies erspart das redundante Anlegen von Daten, z.B. beim Anlegen von Kundengeräten in Kundenanlagen. Alle Kataloge finden Sie im Menü Kataloge,

Geräte#

Die Gerätestammdaten dienen der Definition von echten Geräten verschiedener Hersteller. Ein Gerät kann entweder manuell erstellt oder aus einer JSON-Datei importiert werden. Beim Import können auch mehrere Geräte mit einem Lauf importiert werden. Details zum Import finden Sie hier.

Pflichtfelder im Geräte-Dokument sind der Name und der Gerätetyp. Diese Referenz ist aus einer Liste auszuwählen, die zuvor definiert sein muss. Siehe dazu den Abschnitt VDMA-Gerätetyp.

Handbücher#

Handbücher werden in den Gerätestammdaten als Referenz genutzt. Verschiedene Geräte gleichen Typs können z.B. identische Handbücher haben, so dass auch hier redundante Daten vermieden werden können. Ein Handbuch hat nur wenige Pflichtangaben, jedoch sollte(n) unbedingt die Dokumentation(e) als Datei angehängt werden. Handbücher sind auch in den mobilen Apps zugänglich.

Material#

Der Materialkatalog ist vor allem für das Thema Wartung und Service essentiell. Hier können individuelle Materialien definiert werden, die später bei einer Wartung entsprechend eingeplant und bestellt werden können. Auch hier kann eine Liste importiert werden.

Zeiterfassung#

Admin#

Abwesenheiten

Abwesenheiten#

Herzlich willkommen zur Dokumentation der Verwaltung von Abwesenheiten in Stella. Dieses Handbuch dient als umfassende Anleitung zur Nutzung der Funktionen zur Abwesenheitsorganisation.

Unser Ziel ist es, Ihnen eine einfache und effiziente Möglichkeit zu bieten, Ihre Urlaubs- und Abwesenheitszeiten zu verwalten. Ob als Benutzer oder Administrator – dieses Handbuch führt Sie durch alle relevanten Funktionen und hilft Ihnen, das System optimal zu nutzen. Von der Beantragung eines Urlaubs über die Einsicht in bestehende Anträge bis hin zur Verwaltung durch Administratoren – hier finden Sie alle wichtigen Informationen Schritt für Schritt erklärt.

Abwesenheiten (aus Benutzersicht)#

Ansicht auf der Startseite#

Nach dem Login mit Ihrem persönlichen Zugang gelangen Sie direkt zur Startseite. Oben rechts im Menü finden Sie den Reiter „Anwendungen“ – dort ist der Menüpunkt „Abwesenheiten“ hinterlegt, über den Sie auf alle Funktionen rund um Urlaubsplanung und Abwesenheiten zugreifen können.

Abwesenheiten Startansicht#

Nachdem Sie den Urlaubsmanager geöffnet haben, wird Ihnen die Startseite der Abwesenheiten angezeigt. Diese gibt Ihnen einen kompakten Überblick über Ihre aktuellen Urlaubsanträge sowie alle weiteren Funktionen.

Die linke Navigationsleiste bleibt Ihnen durchgängig erhalten – auch auf der Startseite. Sie bietet Ihnen schnellen Zugriff auf alle relevanten Bereiche wie Urlaubsanträge, Urlaubskonten und den Urlaubskalender.

Urlaubskonten#

In der Navigationsleiste unter dem Menüpunkt „Urlaubskonten“ können Sie zwischen den Ansichten „nach Nutzer“ und „nach Genehmiger“ wählen. Dadurch lassen sich die Urlaubskonten gezielt aus unterschiedlichen Perspektiven einsehen und verwalten.

Unter "nach Nutzer" sehen Sie Ihr persönliches Urlaubskonto: Wie viele Urlaubstage Ihnen zustehen, wie viele bereits genommen oder beantragt wurden und wer Ihr Genehmiger ist.

Zudem erhalten Sie noch eine genauere Übersicht über Ihr Urlaubskonto. In der Sie sehen, wer Ihren Urlaub genehmigt, nach welchem Bundesland die Feiertage abgezogen werden und welche Arbeitstage berücksichtigt werden. Dafür müssen Sie einfach nur auf das gewünschte Jahr klicken.

Unter „nach Genehmiger“ sehen Sie Ihr Urlaubskonto und Ihren Genehmiger.

Außerdem können Sie auch sehen, dass Ihre Urlaubstage aus dem Vorjahr in das neue Jahr übernommen wurden. Dies geschieht automatisch, wenn Sie nichts anderes angeben. Der grüne Haken rechts bestätigt dies noch einmal.

Urlaubsanträge#

In der Navigationsleiste unter dem Reiter „Urlaubsanträge“ stehen Ihnen verschiedene Ansichtsoptionen zur Verfügung: „meine Anträge“, „nach Antragsteller“, „nach Genehmiger“, „nach Jahr/Monat“ sowie „nach Status“. So können Sie die Urlaubsanträge gezielt filtern und auswerten – je nachdem, welche Perspektive oder Detailtiefe Sie benötigen.

Unter "Meine Anträge" erhalten Sie eine Übersicht all Ihrer bisherigen Anträge. Oben links haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Urlaubsantrag oder eine andere Abwesenheit (z. B. Krankheit, Dienstreise, Fortbildung, Berufsschule) zu erfassen.

Auf der Startseite können Sie oben links direkt einen neuen Urlaubsantrag stellen oder eine andere Abwesenheit (z. B. Krankheit, Dienstreise, Fortbildung, Berufsschule) eintragen.

So erstellen Sie einen neuen Urlaubsantrag#

Sie geben den gewünschten Urlaubszeitraum an. Falls es sich nicht um den regulären Jahresurlaub handelt, können Sie unter „Sonderurlaub“ den Grund eintragen.

Sie können festlegen, ob Überstunden angerechnet werden sollen. Falls ja, wird der Urlaub zunächst vom Zeitguthaben und nicht von den regulären Urlaubstagen abgezogen.

Anschließend klicken Sie auf „Antrag einreichen“. Nun wird der Antrag an den Genehmiger gesendet, der diesen dann bearbeitet.

Rechts sehen Sie weiterhin Ihr Urlaubskonto sowie unten eine Liste Ihrer bisherigen Anträge.

So können Sie einen Urlaubsantrag nachträglich noch bearbeiten#

Sie wählen den Antrag aus, den Sie bearbeiten wollen.

Dann drücken Sie oben rechts auf den Button „Daten ändern“.

Jetzt können Sie die Antragsdaten ändern z.B. den Zeitraum.

Anschließend drücken Sie oben unter Prozess auf „Änderung einreichen“.

So löschen Sie einen Urlaubsantrag#

Sie wählen den Antrag aus, den Sie stornieren wollen.

Oben im Menü unter dem Punkt „Prozess“ haben Sie die Möglichkeit, die Option „Stornieren“ auszuwählen. Damit können Sie den aktuellen Vorgang bei Bedarf abbrechen oder zurückziehen.

Weitere Filtermöglichkeiten im Bereich „Urlaubsanträge“#

„nach Antragsteller“: hier können Sie Ihren Urlaubsanträge einsehen.

„nach Genehmiger“: hier können Sie Ihren Urlaub sehen, sortiert nach den Genehmigern.

"Nach Jahr/Monat": In diesem Bereich sehen Sie die Jahresübersicht Ihres Urlaubs.

"Nach Status": Anzeige aller Anträge nach ihrem Status (eingereicht, genehmigt usw.).

Abwesenheit#

In der Navigationsleiste gelangen Sie über den Menüpunkt „Abwesenheiten“ zur Ansicht „Abwesenheiten nach Nutzer“. Dort erhalten Sie eine strukturierte Übersicht der erfassten Abwesenheiten, sortiert nach einzelnen Mitarbeitenden.

Unter "Abwesenheit nach Nutzer" können Sie alle Ihre Abwesenheiten (Krankheit, Fortbildung, Dienstreise etc.) einsehen und bearbeiten.

Außerdem können Sie hier auch eine neue Abwesenheit eintragen#

Dort können Sie den Grund der Abwesenheit angeben z.B. Berufsschule, Dienstreise, Fortbildung, Krankheit oder sonstiges.

Tragen Sie dort den Zeitraum der Abwesenheit ein.

Sie können eine Bemerkung wie z.B. „mit dem Vorgesetzten abgesprochen“ eintragen.

Urlaubskalender#

In der Navigationsleiste unter dem Menüpunkt „Urlaubskalender“ haben Sie die Möglichkeit, zwischen den Ansichten „Zeitleiste“ und „Kalender“ zu wählen. So können Sie die Urlaubsübersicht flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse und Präferenzen anpassen.

„Zeitleiste“ hier kann der Urlaub und die Abwesenheiten wie z.B. Krankheit etc. auf einem Zeitstrahl eingesehen werden.

„Urlaubskalender“ hier sehen Sie den Urlaub aller User in einer übersichtlichen Kalenderansicht.

Abwesenheiten (aus Genehmigersicht)#

Ansicht auf der Startseite für Admins#

Auch als Genehmiger finden Sie die Abwesenheiten oben rechts in der Menüleiste unter dem Punkt „Anwendungen“. Von dort aus gelangen Sie direkt zu den Funktionen rund um Urlaubsanträge, Abwesenheiten und Urlaubskonten.

Abwesenheiten Startansicht#

Nachdem Sie auf Abwesenheiten geklickt haben, werden Sie automatisch zur Übersicht Ihrer persönlichen Anträge weitergeleitet.

Auf der linken Seite befindet sich die Navigationsleiste, die Ihnen einen strukturierten Überblick über alle verfügbaren Funktionen und Bereiche der Anwendung bietet. So gelangen Sie mit wenigen Klicks schnell zu den gewünschten Ansichten.

Urlaubsanträge#

Unter „nach Antragsteller“ kann der Genehmiger die Urlaubsanträge seiner User und den Status der Anträge einsehen.

„Nach Genehmiger“: In diesem Bereich kann der Genehmiger sehen, welcher Genehmiger den Urlaub von welchem Benutzer verwaltet und in welchem Status sich der Antrag befindet.

Wie genehmige ich einen Urlaubsantrag#

Sie können sowohl in der Ansicht „Nach Antragsteller“, als auch „Nach Genehmiger“ einen Antrag genehmigen. Dafür müssen Sie nur auf den gewünschten Antrag drauf klicken.

Jetzt können Sie oben unter dem Reiter „Prozess“, entweder auf „weiter Ge-nehmigen“ oder auf „Genehmigen/Ablehnen“ klicken.

Anschließend können Sie dem User noch eine Nachricht hinterlassen. Wenn Sie dann auf „weiter“ klicken, wird alles gespeichert.

Abwesenheiten (aus Adminsicht)#

Ansicht auf der Startseite für Admins#

Auch als Administrator finden Sie die Abwesenheiten oben rechts in der Menü-leiste unter dem Punkt "Anwendungen". Von dort aus gelangen Sie direkt zu den Funktionen rund um Urlaubsanträge, Abwesenheiten und Urlaubskonten.

Abwesenheiten Startansicht#

Nachdem Sie auf Abwesenheiten geklickt haben, werden Sie automatisch zur Übersicht Ihrer persönlichen Anträge weitergeleitet.

Auf der linken Seite befindet sich die Navigationsleiste, die Ihnen einen strukturierten Überblick über alle verfügbaren Funktionen und Bereiche der Anwendung bietet. So gelangen Sie mit wenigen Klicks schnell zu den gewünschten Ansichten.

Urlaubskonto#

In der Navigationsleiste unter dem Reiter "Urlaubskonten" kann der Administrator zwischen den Ansichten "nach Nutzer" und "nach Genehmiger" wählen, um die Urlaubskonten strukturiert einzusehen und zu verwalten.

"Nach Nutzer": Hier hat der Admin die Übersicht der Urlaubskonten von allen Usern, nach Nutzern gefiltert.

"Nach Genehmiger": Hier hat der Admin die Übersicht der Urlaubskonten von allen Usern, nach Genehmigern gefiltert. Hier sieht man also, wer von welchem User den Urlaub genehmigen kann.

Wie erstellen Sie ein neues Urlaubskonto#

Oben links hat der Admin die Möglichkeit auch ein neues Urlaubskonto für einen User anzulegen.

Dann muss der Admin unter "Nutzer" den bestimmten User auswählen.

Dann muss er das Bundesland auswählen, in dem der User wohnt, damit auch die richtigen Feiertage ausgewählt werden.

Außerdem kann der Admin die Arbeitstage anpassen, wenn der User z.B. freitags nicht arbeitet.

Unter "Urlaubstage" muss der Administrator das Jahr und die Anzahl der Urlaubstage auswählen, die dem Benutzer in diesem Jahr zustehen.

In diesem Feld wird der Genehmiger ausgewählt, der die Urlaubsanträge genehmigen darf und für den Benutzer zuständig ist.

Wie deaktiviere ich ein Konto, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet#

Sie wählen den User aus, der ausgeschieden ist.

Sie klicken oben in der "Menüleiste" auf "bearbeiten".

In dem Feld "Genehmigung" setzen Sie nun bei "Ausgeschieden" einen Haken.

Urlaubsanträge#

In der Navigationsleiste unter dem Reiter "Urlaubsanträge" kann der Admin aus den Ansichten "nach Nutzer" und "nach Genehmiger" wählen, um die Urlaubsanträge entsprechend zu organisieren und zu verwalten.

Unter "Meine Anträge", kann der Admin seine eigenen Urlaubsanträge einsehen und Sie verwalten.

Unter "nach Antragsteller" kann der Admin die Urlaubsanträge der einzelnen User und den Status der Anträge einsehen und wer diese genehmigt.

"Nach Genehmiger": In diesem Bereich kann der Admin sehen, welcher Genehmi-ger den Urlaub von welchem Benutzer verwaltet und in welchem Status sich der Antrag befindet.

"nach Jahr/Monat": Hier werden, wie in der Benutzeransicht, die Urlaubsanträge aller Benutzer gefiltert nach Monat/Jahr angezeigt.

"nach Status": Hier hat der Admin die Übersicht über die Urlaubsanträge nach den Kategorien (genehmigt, eingereicht und erledigt).

Abwesenheiten#

Über die Navigationsleiste gelangt der Administrator zur Ansicht "Abwesenhei-ten nach Nutzer". In dieser Übersicht kann er die Abwesenheiten aller Mitarbeitenden einsehen – übersichtlich nach einzelnen Personen sortiert. So erhält der Admin schnell einen umfassenden Überblick darüber, wer wann abwesend ist, und kann bei Bedarf gezielt nach bestimmten Nutzer:innen oder Zeiträumen filtern.

"Abwesenheiten nach Nutzer": Hier sieht der Admin die Abwesenheiten der User.

Urlaubskalender#

In der Navigationsleiste kann der Administrator über den Menüpunkt "Urlaubskalender" den Urlaub der Mitarbeitenden in zwei unterschiedlichen Ansichten darstellen lassen. Dies ermöglicht eine flexible und übersichtliche Darstellung der Abwesenheiten im Team.

In der Ansicht "Firmenkalender" hat er die Übersicht über die gesamte Firma und deren Urlaubs- und Abwesenheitstage.

"Urlaubskalender" zeigt den Urlaub in einem Kalender.

Aktivitäten#

Mit der Aktivitätenverwaltung in Stella behalten Sie Ihre Aufgaben und Termine jederzeit im Blick – strukturiert, übersichtlich und effizient. Dieses Handbuch unterstützt Sie dabei, die wichtigsten Funktionen der Aktivitätenverwaltung schnell zu erfassen und direkt im Arbeitsalltag anzuwenden.

Egal, ob es um tägliche To-dos, teamübergreifende Aufgaben oder wiederkehrende Kundenprozesse geht: Die Aktivitätenverwaltung bietet Ihnen ein zentrales Tool zur Planung, Priorisierung und Nachverfolgung. Dabei bleibt die Anwendung bewusst intuitiv – mit einem klar strukturierten Dashboard, einfachen Bearbeitungsmöglichkeiten und praktischen Filterfunktionen.

Dieses Dokument richtet sich an Nutzer:innen, die mit dem CRM-System arbeiten und ihre Arbeitsabläufe digital unterstützen möchten. Ziel ist es, Ihnen einen schnellen Einstieg zu ermöglichen und gleichzeitig eine verlässliche Referenz für die tägliche Nutzung zu bieten.

Aktivitätenverwaltung (Anwender)#

Ansicht auf der Startseite#

Nach dem Login mit Ihrem persönlichen Zugang gelangen Sie direkt zur Startseite der Anwendung. Oben rechts im Menü finden Sie den Reiter „Anwendungen“ – dort ist auch der „Aktivitätenmanger“ hinterlegt, über den Sie auf alle Funktionen zugreifen können.

Aktivitätenmanager Startseite#

Nachdem Sie den Aktivitätenmanager geöffnet haben, wird Ihnen die Startseite angezeigt. Diese gibt Ihnen einen kompakten Überblick über Ihre aktuellen Aktivitäten und Aufgaben, sowie alle weiteren Funktionen.

Im oberen Bereich finden Sie die Navigationsleiste, diese bleibt Ihnen dabei durchgängig erhalten – auch auf der Startseite. Sie bietet Ihnen schnellen Zugriff auf alle relevanten Bereiche wie Board, Portal und den Kalender.

Aktivitäten erstellen#

Variante 1#

Wenn Sie auf der Startseite des CRM sind, können Sie beispielsweise unter „Projekt“ eine Aktivität erstellen in dem Sie die Ansicht „Aufträge / Projekte“ öffnen.

Unter „Projekte“ wählen Sie nun Ihr gewünschtes Projekt aus, in welchem Sie eine Aktivität erstellen möchten.

Wenn Sie in dem Projekt nach unten scrollen, können Sie den Reiter „Aktivitäten“ auswählen und klicken dort auf „Neu“.

Diese Variante steht Ihnen in verschiedenen Objekten (wie E-Mail und weitere) zur Verfügung.

Variante 2#

Über den Menüpunkt „Neue Aktivität“ haben Sie die Möglichkeit, neue Aufgaben oder Aktivitäten anzulegen. So können Sie schnell und unkompliziert neue Einträge erfassen und direkt ins laufende Dashboard integrieren.

In diesem Feld können Sie den Titel der Aktivität eingeben – beispielsweise „Wartung Klimaanlage – Kunde Mustermann“. Wählen Sie eine klare und aussagekräftige Bezeichnung, um die Aufgabe eindeutig zuordnen zu können.

In diesem Bereich legen Sie fest, wer für die Bearbeitung der Aufgabe zuständig ist. Wird keine Person eingetragen, dann wird automatisch der Auftraggeber der Bearbeiter. Direkt darunter haben Sie die Möglichkeit, die Benachrichtigungsfunktion für diese Aufgabe zu aktivieren oder zu deaktivieren – je nachdem, ob die zugewiesene Person automatisch informiert werden soll.

Außerdem können Sie unter dem Punkt… noch eintragen: „Status“ unter welchem Status die Aufgabe eingetragen werden soll, z.B. „heute“ oder „diese Woche“. Anschließend können Sie unter dem Punkt „Priorität“ noch einstellen ob diese Aufgabe z.B. eine „Hohe“ Priorität hat.

Hier können Sie die „Leseberechtigung einschränken“, d.h. nur Ersteller, Bearbeiter und weitere benannte Personen können das Dokument sehen, wenn Sie 'Ja' wählen. Außerdem können Sie ein Fälligkeitsdatum eingeben und die Erinnerungsmail aktivieren oder deaktivieren. Zum Datum der Fälligkeit und eine Woche vor der Fälligkeit erhält der Bearbeiter eine Mail zur Erinnerung.

Aktivitäten Board#

Alternativ gelangen Sie auch über den Menüpunkt „Board“ im oberen Bereich der Anwendung zu dieser Ansicht. So haben Sie mehrere Wege, um schnell und unkompliziert auf die wichtigsten Informationen zuzugreifen.

In dieser Ansicht wird Ihnen ein Dashboard angezeigt, das in fünf übersichtliche Kategorien unterteilt ist: „Offen“, „Diese Woche“, „Heute“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. So behalten Sie den Status aller relevanten Anträge und Aufgaben jederzeit im Blick.

Portal#

In der Navigationsleiste finden Sie unter dem Menüpunkt „Portal“ den Zugang zur Übersicht des Aktivitäten-Portals. Dort erhalten Sie eine zentrale Darstellung aller erfassten Aktivitäten – übersichtlich und strukturiert aufbereitet.

In dieser Übersicht erhalten Sie einen klar strukturierten Überblick über Ihre offenen Aktivitäten und über Aktivitäten die Sie einer anderen Person zugewiesen haben. So sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben noch anstehen und können diese effizient verwalten.

Kalender#

In der Navigationsleiste finden Sie unter dem Menüpunkt „Kalender“ den Zugang zur Übersicht des Aktivitätenkalender.

Unter dem Menüpunkt „Kalender“ können Sie Ihre geplanten Aktivitäten in einer übersichtlichen Kalenderansicht darstellen. So behalten Sie Termine und Aufgaben im zeitlichen Kontext stets im Blick.

Einsatzplanung#

Allgemein#

Diese Anwendung erlaubt es, zu Projektaufgaben (Tasks), Wartungspaketen und Serviceaufgaben für Mitarbeiter konkrete Einsätze zu planen. Dabei werden sowohl Abwesenheiten als auch (regionale) Feiertage berücksichtigt. Einsätze können sowohl einzeln als auch für mehrere Mitarbeiter und Tage mittels eines Dialogs geplant werden. Verschiebungen sind jederzeit möglich. Der Planer bietet außerdem zahlreiche Darstellungsformen der Einsätze und deren Status.

Betriebsmodi#

Die Einsatzplanung kann in zwei Modi genutzt werden:

  • Planung von max. 2 Einsätzen pro Tag, vormittags, nachmittags und ganztägig. Es erfolgt eine Prüfung auf Belegung
  • Unbegrenzte Planung von Einsätzen pro Tag ohne Zeitvorgaben, es erfolgt keine Prüfung auf Belegung (außer Feier- bzw. Urlaubstage)

Elemente der Oberfläche#

Einsatzplanung Übersicht

Dokumentensuche#

Die Dokumentensuche ermöglich das Auffinden von Dokumenten anhand diverser Filteroptionen. Zudem können Suchen (d.h. die jeweiligen Suchbestandteile) gespeichert werden, so dass diese zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausgeführt werden können. Zu finden ist diese Suche im Anwendungsmenü.

Suchmaske#

Die Suchmaske umfasst folgende Kernelemente:

  1. Titel der Suche. Wird zum Speichern benötigt, der Titel sollte eindeutig sein
  2. Aktionen zum Speichern der Sucheun und zum Starten einer neuen Suche (leer bzw. auf Basis der aktuellen Suche)
  3. Aktion, um die Suche auszuführen
  4. Suchergebnisse
  5. Gespeicherte Suchen

Suchfelder#

Jedes Suchfeld ist als Verfeinerung der Suche anzusehen, d.h. je mehr Angaben erfolgen, umso besser ist das Ergebnis. Führt eine Suche zu mehr als 500 Ergebnissen, gibt es einen entsprechenden Hinweis. Die Suche sollte dann sinnvoll weiter eingeschränkt werden.

Wurde die Suche erfolgreich durchgeführt, wird das Ergebnis ggf. mehrseitig präsentiert. Pro Seite werden 30 Einträge angezeigt. Zum Öffnen des Dokuments kann der Button Dokument öffnen geklickt werden. Das Dokument wird in einem neuen Tab geöffnet.

Das Ergebnis zeigt neben den Dokumenttyp den Absender bzw. Ersteller, Firma, den Betreff und das Erstelldatum an. Besitzt das Dokument auch Anhänge (z.B. bei E-Mails oft der Fall), werden die Namen dieser ebenfalls angezeigt.

Firma / Kontakt#

Bei diesen Feldern kann eine Suche innerhalb der Stammdaten durchgeführt werden, wenn z.B. ein Name nicht 100%ig bekannt ist. So kann z.B. nach Varianten gesucht werden (z.B. Meier Meyer Mayer). Es werden alle Namen gesucht. Die Buttons neben den Felder ermöglichen eine Auswahl per Klick. Zuvor aber muss der Name im Dialog gesucht werden, es wird keine Liste ohne Suche dargestellt. Beim Kontakt wird automatisch zusätzlich nach dem Firmennamen gesucht, sofern dieser angegeben wurde. Dieser kann auch wieder per Aktion Zurücksetzen entfernt werden. Gleiches gilt generell auch für die Suche selbst. Ist der Firmenname angegeben, werden automatisch alle passenden Kontakte angezeigt.

Bei Firmen werden als Zusatzinfos die Anschriftsdaten, bei Kontakten die E-Mailadresse angezeigt.

Natürlich können beide Felder auch manuell befüllt werden. Es gilt beim Kontakt ebenfalls die Regel, dass nach allen Namen gesucht wird, die mit Leerzeichen getrennt angegeben sind. So kann in den Dokumenten für eine Firma dann nach mehreren Kontakten gesucht werden.

Dokumenttyp#

Beim Dokumenttyp kann festgelegt werden, ob z.B. nur nach E-Mails gesucht werden soll. Wurde hier keine Auswahl getätigt, werden alle Dokumenttypen berücksichtigt.

Inhalte#

Bei den beiden Inhaltsfeldern wird unterschieden zwischen reinem Text (wie z.B. in Mailtexten) und Text innerhalb von Anhängen. Sind diese durchsuchbar, liefert die Suche hiernach ggf. bessere und genauere Ergebnisse.

Gespeicherte Suchen#

Gespeicherte Suchen können jederzeit wieder mittels Aktion (Suche laden) abgerufen werden. Beim Laden der gespeicherten Suche wird diese automatisch ausgeführt und die Ergebnisse angezeigt. Diese Suche kann dann natürlich verändert und erneut ausgeführt werden. Änderungen können dann auch jederzeit gespeichert werden.

Wird eine gespeicherte Suche nicht mehr benötigt, kann diese gelöscht werden. Die Löschung erfolgt unmittelbar und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Stella Apps

Mobile Apps#

Setup - Leitfaden#

  1. Installieren Sie "HCL Nomad" aus dem Google Play Store
  2. Rufen Sie die installierte App auf

  3. Geben Sie die folgenden Informationen in dem Setup-Dialog ein

    1. (1) Vor- und Nachname der Nutzer*In
    2. (2) Den Servernamen, den Sie von uns genannt bekommen haben
    3. (3) Die Serveradresse (der Hostname, den Sie uns vor dem Setup genannt haben)

  4. Geben Sie das Kennwort des Nutzers ein

  5. Erlauben Sie das Senden von Benachrichtigungen

  6. Die App-Konfiguration wird anschließend durchgeführt. Dieser Vorgang kann je nach Bandbreite bis zu 10 Min dauern.

  7. Nach Fertigstellung des Setups können Sie die Info-Meldungen überspringen

  8. Nun erscheint der Startbildschirm der App. Dieser sieht beim ersten Mal so aus:

  9. Bei allen weiteren Logins wird der Launcher automatisch gestartet und bietet dann eine Übersicht über alle Stella-Module:

  10. Abschließend muss in den Einstellungen des Betriebssystems die Nutzung des Standortzugriffs aktiviert werden. Zusätzlich muss die Option „Genauen Standort verwenden“ aktiviert werden.

Nutzungsleitfaden#

Bedienung der Stella App#

  1. Mit (1) erweitern oder schließen Sie die Kategorien in einer Ansicht.
  2. Mit (2) schließen Sie den gerade offenen Tab und gehen zum vorherigen (oder nächsten) Tab zurück.
  3. Mit (3) Wird ein Neu-Laden der Ansicht durchgeführt.
  4. Mit (4) wird eine Suche in der Ansicht durchgeführt. Details dazu im Kapitel „Suche“.

  5. Mit (5) Öffnen Sie eine Ansicht aller offenen Tabs

    Weiterhin werden zusätzliche Funktionen sichtbar: Mit (1) kommen Sie zurück auf die Startseite. Mit (2) öffnen Sie die Replikator-Seite. Hier können Sie die Replikation (den Daten-Abgleich) mit dem Server starten.

  6. Mit (6) starten Sie die Replikation (Daten-Abgleich) des gerade aktiven Moduls mit dem Server.

Suche#

Wie bereits weiter oben beschrieben gibt es zwei Arten von Suchen.

Ansicht-Suche#

Die Ansicht-Suche durchsucht alle Dokumente in der Ansicht. Dabei werden nicht nur die Werte in den Spalten, sondern immer die vollständigen Dokumente der Ansicht durchsucht. Hinweise zur Such-Syntax:

a. Ein * direkt hinter dem Suchwort führt eine Teil-Suche durch. Also ‚Auto*‘ findet auch Autohaus. b. Zwei Wörter durch Leerzeichen getrennt, werden immer als UND verknüpft. c. Möchten Sie eine ODER-Suche durchführen, so schreiben Sie ‚or‘ zwischen den Suchwörtern.

Dokument-Suche#

Die Dokument-Suche durchsucht das gerade geöffnete Dokument.

Dialog-Suche#

Die Dialog-Suche zeigt Elemente in einer Liste zur Auswahl. Das Suchfeld befindet sich über der Liste und durchsucht ohne Änderung immer die erste sortierte Spalte. Möchten Sie in dem Beispiel unten nach der E-Mail suchen, so müssen Sie zunächst auf die (1) klicken, um die Spalte zu sortieren.

 

Kennwort-Änderung#

Mit Klick auf das App-Symbol erscheint im Menü die Funktion zur Änderung des Kennworts.

Hinweis

Das neue Kennwort ist dann auch für die Anmeldung über den Browser gültig.

 

Stella-Module#

Nach dem Start der Stella App wird automatisch der Stella-Modulstarter geöffnet. Dieser zeigt die verfügbaren Module an.

Innerhalb der einzelnen Module gibt es System-weite Aktionen

  1. Mit (1) wird das aktuell geöffnete Dokument geschlossen.
  2. Mit (2) wird das aktuell geöffnete Dokument gespeichert.
  3. Mit (3) wird das aktuell geöffnete Dokument gespeichert und geschlossen.
  4. Mit (4) öffnet sich ein Menü, über welches weitere Ansichten geöffnet werden können.

Ausgewählte Felder in der App erlauben die Aufnahme und das Hinzufügen von Fotos. Sie erkennen diese Felder an dem Symbol (1). Nach dem Klick darauf öffnet sich der rot markierte Dialog und Sie können dann ein Foto aufnehmen oder aus der Galerie auswählen.

 

Modul: Adressen#

Im Adressen-Modul werden alle im CRM aktiven Firmen, Liegenschaften und Kontakte angezeigt.

  1. (1) Steht für Firmen.
  2. (2) Steht für Liegenschaften einer Firma.
  3. (3) Steht für Kontakte einer Firma.

Neuer Kontakt#

Innerhalb einer Firma oder Liegenschaft kann ein neuer Kontakt zu einer Firma angelegt werden.

 

Modul: Anlage#

Im Anlagen-Modul werden alle Kunden-Anlagen mit den jeweils zugeordneten Geräten, Wartungen und Vorgabe-Material (benötigt für eine Wartung) angezeigt. Anlagen mit einem gelben Signal-Icon vor dem Anlagennamen wurden in der Stella App angelegt und sind noch nicht freigegeben.

Innerhalb des Dokuments einer Anlage, besteht die Möglichkeit, für eine Anlage zu kennzeichnen, dass diese nicht mehr vorhanden ist. Das Gerät wird dann mit einem roten Icon gekennzeichnet. Der Serviceleiter in Ihrem Unternehmen wird darüber informiert und kann dann weitere Aktionen in die Wege leiten.

Neue Anlage#

In der Übersicht der Anlagen gibt es die Möglichkeit, eine neue Anlage hinzuzufügen.

Nach Eingabe aller Pflichtfelder (rot hinterlegt) können die Daten validiert werden

Ist die Validierung erfolgreich, so kann die Anlage zur Freigabe eingereicht werden.

Neues Gerät#

Innerhalb einer bestehenden Anlage kann ein neues Gerät hinzugefügt werden:

Nach Eingabe aller Pflichtfelder (rot hinterlegt) kann das Gerät zur Freigabe eingereicht werden. Der Serviceleiter in Ihrem Unternehmen wird informiert und kann das Gerät freigeben. Eine Nutzung ist erst nach der Freigabe möglich.

Modul: Aufträge / Projekte#

In diesem Modul werden alle aktuell offenen Aufträge / Projekte angezeigt. Ein Projekt ist auch immer ein Auftrag, weshalb diese Typen nicht unterschieden werden. Innerhalb der Ansicht der Aufträge haben Sie die Möglichkeit, in die Ansicht Ihrer aktiven Einsätze zu wechseln.

Ein Auftrag zeigt Ihnen die für den mobilen Einsatz relevanten Informationen und die zu dem Projekt geplanten Tasks an (sofern es sich nicht um einen Wartungsauftrag handelt):

Wurde für das Projekt ein Microsoft 365 Teams Team angelegt, so kann dieses über den Button „Öffne Teams“ geöffnet werden. Sofern Tasks vorhanden sind, können Sie diese aus der eingebetteten Ansicht heraus öffnen. In einem Task haben Sie dann die Möglichkeit, eine Anmerkung zu einem Task oder einen Einsatz zu erstellen. Dies kann notwendig sein, wenn Sie eine Tätigkeit durchführen, für die vorab keine Planung durchgeführt wurde (z.B. wegen Krankheit einer Kolleg*In).

 

Modul: Bestellungen#

Über das Bestellungen-Modul können Sie neue Bestellungen erstellen (1) oder bestehende Bestellungen einsehen. In der Hauptansicht haben Sie die Möglichkeit, die Liste der Bestellungen nach Ihren eigenen zu filtern (2). Möchten Sie wieder alle Bestellungen sehen, so entfernen Sie den Filter wieder (3).

In einer neuen Bestellung füllen Sie zunächst alle Pflichtfelder aus, klicken dann auf Speichern und fügen dann das gewünschte Material hinzu. Dies kann entweder durch Auswahl des Artikels aus dem Katalog (1) oder durch freie Eingabe (2) erfolgen. Haben Sie alle Materialien hinzugefügt, dann senden Sie die Bestellung ab (3). Der Einkauf wird anschließend per Mail über die neue Bestellung informiert.

Wenn Sie Material aus dem Katalog hinzufügen, dann öffnet sich der Material-Katalog, in dem Sie die gewünschten Artikel suchen und dann entweder direkt aus der Ansicht (1) und (2) oder aus dem geöffneten Artikel heraus der Bestellung hinzufügen können. Haben Sie alle gewünschten Artikel hinzugefügt, so kehren Sie über (3) wieder in die Bestellung zurück.

Modul: Einsätze#

Das Einsatz-Modul ist der zentrale Ort für alle geplanten Tätigkeiten eines Außendienst-Mitarbeitenden (im Folgenden AM genannt). Ein Einsatz dient nicht der Arbeitsdokumentation, sondern ausschließlich der effektiven Zeitbuchung und (sofern aktiviert) der Standort-Prüfung. Mit dem Start, der Pause und dem Ende eines Einsatzes wird ebenso eine Zeitbuchung gestartet und / oder beendet.

Ein Einsatz ist immer verknüpft mit entweder einem Task (aus einem Projekt), einer Wartung oder einem Service. Entsprechend der Verknüpfung kann über die Schaltfläche ‚… öffnen‘ (hier ‚Task öffnen‘) das verknüpfte Dokument geöffnet werden. Ist in der im Einsatz verplanten Tätigkeit (Wartung, Service oder Task) ein Einsatzort (Firma oder Liegenschaft) für die Buchung festgelegt (s.o.), so wird beim Start des Einsatzes der aktuelle Standort des/der AM per GPS geprüft und in dem Einsatzdokument gespeichert. Weicht der aktuelle Standort von dem geplanten Standort ab, so muss eine Begründung eingegeben werden.

Ein gestarteter Einsatz kann entweder pausiert (1) oder nach Fertigstellung beendet (2) werden. Beim Beenden des Einsatzes kann zusätzlich gewählt werden, ob auch der Task beendet werden soll (sofern dem Einsatz ein Task zugrunde liegt). In beiden Fällen wird ebenso die Zeitbuchung beendet.

Hinweis

Ein Einsatz ist immer nur an dem Tag gültig, für den der Einsatz (Feld: Einsatzzeiten - Plan) geplant wurde. Wird der Einsatz an dem Tag nicht verwendet, so wird dieser in der darauffolgenden Nacht automatisch storniert. Der Projektleiter des zugeordneten Auftrags wird über die Stornierung informiert.

Hinweis

Ein Einsatz muss an dem Tag, an dem er gestartet wurde, beendet werden. Wird der Einsatz nicht vom AM manuell beendet, so passiert dies automatisch in der darauffolgenden Nacht. Mit dem Beenden des Einsatzes wird dann auch die letzte laufende Zeitbuchung beendet. Die Personalabteilung wird zusätzlich darüber informiert.

Modul: Material-Katalog#

In dem Modul können Sie alle Artikel aus dem Katalog suchen und die Eigenschaften lesen. Der Katalog wird verwendet, wenn Sie Bestellungen erstellen oder Material zu einer Wartung oder einem Service hinzufügen. 

Modul: Wartung / Service#

In dem Modul zeigt sich in der Haupt-Ansicht alle aktuell geplanten Wartungs- und Serviceaufgaben gruppiert nach dem eingeplanten AM. Möchten Sie nur die Ihnen zugewiesen Aufgaben sehen, so können Sie diese über (1) filtern. Es ist möglich, immer nur ein Dokument aus der Ansicht zu öffnen. Versuchen Sie ein zweites Dokument zu öffnen, so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Sollte es nicht zutreffen, dass Sie bereits ein Dokument geöffnet haben, so können Sie eine Bereinigung über (2) starten. Anschließend sollte es wieder möglich sein, das Dokument zu öffnen.

Die Symbole in der Ansicht haben folgende Bedeutung:

Symbole in der ersten Spalte

  • Graue Uhr: Aufgabe wartet auf Bearbeitung
  • Grüner Kreis mit Haken: Aufgabe erledigt. Werden die Aufgaben intern vom zuständigen Servicemanager freigegeben, so werden die Dokumente hier aus der Ansicht entfernt.
  • Gelber Blitz: Aufgabe ist aktuell in Bearbeitung

Buchstaben in der zweiten Spalte

  • I: Inspektion
  • S: Serviceaufgabe
  • W: Wartungsaufgabe

Wartungsaufgabe#

In einer Wartungsaufgabe sind alle Informationen zu einer Wartung inklusive der zu bearbeitenden VDMA-Prüfpunkte hinterlegt. Möchten Sie eine Wartung bearbeiten, für die Sie nicht eingeteilt wurden, so haben Sie die Möglichkeit, diese mit (1) zu übernehmen.

Sind Sie als Bearbeiter*In in der Aufgabe eingetragen, so sehen Sie die vollständigen Informationen der Wartung.

Haben Sie eine Wartung vollständig abgeschlossen, so beenden Sie diese mit (1). Beim Abschluss wird geprüft, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind.

Symbole in der Liste der Prüfpunkte

  • Gelber Kreis mit Kreuz: Nicht vorhanden, Gerät wurde nicht gefunden
  • Grüner Haken: Alles in Ordnung
  • Roter Kreis: Es wurden Mängel gefunden

Sie bearbeiten die Prüfpunkte der Wartung, indem Sie auf einen Eintrag der Liste doppel-klicken (tippen). Dieser öffnet sich daraufhin und Sie können die Prüfergebnisse eintragen. Anschließend wechseln sie zum nächsten (1) oder zum nächsten unbearbeiteten (2) Prüfpunkt. Sie können auch jederzeit wieder in das Wartungs-Dokument zurückkehren (3).

Serviceaufgabe#

Eine Serviceaufgabe ist im Gegensatz zur Wartung eine unregelmäßige und ggf. auch spontane Bearbeitung einer Anlage oder eines Geräts. Sollte eine Serviceaufgabe ungeplant erstellt werden müssen, so ist das über (1) möglich. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus und speichern dann das Dokument.

Sollte kein Auftrag (1) für die Serviceaufgabe existieren, so kann alternativ die Liegenschaft (2), in der aktuell gearbeitet wird, gewählt werden.

Sind alle Tätigkeiten in der Aufgabe abgeschlossen, so kann nach Ausfüllen aller Pflichtfelder die Aufgabe mit (1) abgeschlossen werden. Voraussetzung ist auch, dass mit (2) mindestens eine Buchung erstellt wurde.