Nutzungsleitfaden#

Bedienung der Stella App#

Mit (1) erweitern oder schließen Sie die Kategorien in einer Ansicht.
Mit (2) schließen Sie den gerade offenen Tab und gehen zum vorherigen (oder nächsten) Tab zurück.
Mit (3) Wird ein Neu-Laden der Ansicht durchgeführt.
Mit (4) wird eine Suche in der Ansicht durchgeführt. Details dazu im Kapitel „Suche“.
Mit (5) Öffnen Sie eine Ansicht aller offenen Tabs

Weiterhin werden zusätzliche Funktionen sichtbar: Mit (1) kommen Sie zurück auf die Startseite. Mit (2) öffnen Sie die Replikator-Seite. Hier können Sie die Replikation (den Daten-Abgleich) mit dem Server starten.
Mit (6) starten Sie die Replikation (Daten-Abgleich) des gerade aktiven Moduls mit dem Server.

Suche#

Wie bereits weiter oben beschrieben gibt es zwei Arten von Suchen.

Ansicht-Suche#

Die Ansicht-Suche durchsucht alle Dokumente in der Ansicht. Dabei werden nicht nur die Werte in den Spalten, sondern immer die vollständigen Dokumente der Ansicht durchsucht. Hinweise zur Such-Syntax:

a. Ein * direkt hinter dem Suchwort führt eine Teil-Suche durch. Also ‚Auto*‘ findet auch Autohaus. b. Zwei Wörter durch Leerzeichen getrennt, werden immer als UND verknüpft. c. Möchten Sie eine ODER-Suche durchführen, so schreiben Sie ‚or‘ zwischen den Suchwörtern.

Dokument-Suche#

Die Dokument-Suche durchsucht das gerade geöffnete Dokument.

Dialog-Suche#

Die Dialog-Suche zeigt Elemente in einer Liste zur Auswahl. Das Suchfeld befindet sich über der Liste und durchsucht ohne Änderung immer die erste sortierte Spalte. Möchten Sie in dem Beispiel unten nach der E-Mail suchen, so müssen Sie zunächst auf die (1) klicken, um die Spalte zu sortieren.

Kennwort-Änderung#

Mit Klick auf das App-Symbol erscheint im Menü die Funktion zur Änderung des Kennworts.

Hinweis

Das neue Kennwort ist dann auch für die Anmeldung über den Browser gültig.

Stella-Module#

Nach dem Start der Stella App wird automatisch der Stella-Modulstarter geöffnet. Dieser zeigt die verfügbaren Module an.

Innerhalb der einzelnen Module gibt es System-weite Aktionen

Mit (1) wird das aktuell geöffnete Dokument geschlossen.
Mit (2) wird das aktuell geöffnete Dokument gespeichert.
Mit (3) wird das aktuell geöffnete Dokument gespeichert und geschlossen.
Mit (4) öffnet sich ein Menü, über welches weitere Ansichten geöffnet werden können.

Ausgewählte Felder in der App erlauben die Aufnahme und das Hinzufügen von Fotos. Sie erkennen diese Felder an dem Symbol (1). Nach dem Klick darauf öffnet sich der rot markierte Dialog und Sie können dann ein Foto aufnehmen oder aus der Galerie auswählen.

Modul: Adressen#

Im Adressen-Modul werden alle im CRM aktiven Firmen, Liegenschaften und Kontakte angezeigt.

(1) Steht für Firmen.
(2) Steht für Liegenschaften einer Firma.
(3) Steht für Kontakte einer Firma.

Neuer Kontakt#

Innerhalb einer Firma oder Liegenschaft kann ein neuer Kontakt zu einer Firma angelegt werden.

Modul: Anlage#

Im Anlagen-Modul werden alle Kunden-Anlagen mit den jeweils zugeordneten Geräten, Wartungen und Vorgabe-Material (benötigt für eine Wartung) angezeigt. Anlagen mit einem gelben Signal-Icon vor dem Anlagennamen wurden in der Stella App angelegt und sind noch nicht freigegeben.

Innerhalb des Dokuments einer Anlage, besteht die Möglichkeit, für eine Anlage zu kennzeichnen, dass diese nicht mehr vorhanden ist. Das Gerät wird dann mit einem roten Icon gekennzeichnet. Der Serviceleiter in Ihrem Unternehmen wird darüber informiert und kann dann weitere Aktionen in die Wege leiten.

Neue Anlage#

In der Übersicht der Anlagen gibt es die Möglichkeit, eine neue Anlage hinzuzufügen.

Nach Eingabe aller Pflichtfelder (rot hinterlegt) können die Daten validiert werden

Ist die Validierung erfolgreich, so kann die Anlage zur Freigabe eingereicht werden.

Neues Gerät#

Innerhalb einer bestehenden Anlage kann ein neues Gerät hinzugefügt werden:

Nach Eingabe aller Pflichtfelder (rot hinterlegt) kann das Gerät zur Freigabe eingereicht werden. Der Serviceleiter in Ihrem Unternehmen wird informiert und kann das Gerät freigeben. Eine Nutzung ist erst nach der Freigabe möglich.

Modul: Aufträge / Projekte#

In diesem Modul werden alle aktuell offenen Aufträge / Projekte angezeigt. Ein Projekt ist auch immer ein Auftrag, weshalb diese Typen nicht unterschieden werden. Innerhalb der Ansicht der Aufträge haben Sie die Möglichkeit, in die Ansicht Ihrer aktiven Einsätze zu wechseln.

Ein Auftrag zeigt Ihnen die für den mobilen Einsatz relevanten Informationen und die zu dem Projekt geplanten Tasks an (sofern es sich nicht um einen Wartungsauftrag handelt):

Wurde für das Projekt ein Microsoft 365 Teams Team angelegt, so kann dieses über den Button „Öffne Teams“ geöffnet werden. Sofern Tasks vorhanden sind, können Sie diese aus der eingebetteten Ansicht heraus öffnen. In einem Task haben Sie dann die Möglichkeit, eine Anmerkung zu einem Task oder einen Einsatz zu erstellen. Dies kann notwendig sein, wenn Sie eine Tätigkeit durchführen, für die vorab keine Planung durchgeführt wurde (z.B. wegen Krankheit einer Kolleg*In).

Modul: Bestellungen#

Über das Bestellungen-Modul können Sie neue Bestellungen erstellen (1) oder bestehende Bestellungen einsehen. In der Hauptansicht haben Sie die Möglichkeit, die Liste der Bestellungen nach Ihren eigenen zu filtern (2). Möchten Sie wieder alle Bestellungen sehen, so entfernen Sie den Filter wieder (3).

In einer neuen Bestellung füllen Sie zunächst alle Pflichtfelder aus, klicken dann auf Speichern und fügen dann das gewünschte Material hinzu. Dies kann entweder durch Auswahl des Artikels aus dem Katalog (1) oder durch freie Eingabe (2) erfolgen. Haben Sie alle Materialien hinzugefügt, dann senden Sie die Bestellung ab (3). Der Einkauf wird anschließend per Mail über die neue Bestellung informiert.

Wenn Sie Material aus dem Katalog hinzufügen, dann öffnet sich der Material-Katalog, in dem Sie die gewünschten Artikel suchen und dann entweder direkt aus der Ansicht (1) und (2) oder aus dem geöffneten Artikel heraus der Bestellung hinzufügen können. Haben Sie alle gewünschten Artikel hinzugefügt, so kehren Sie über (3) wieder in die Bestellung zurück.

Modul: Einsätze#

Das Einsatz-Modul ist der zentrale Ort für alle geplanten Tätigkeiten eines Außendienst-Mitarbeitenden (im Folgenden AM genannt). Ein Einsatz dient nicht der Arbeitsdokumentation, sondern ausschließlich der effektiven Zeitbuchung und (sofern aktiviert) der Standort-Prüfung. Mit dem Start, der Pause und dem Ende eines Einsatzes wird ebenso eine Zeitbuchung gestartet und / oder beendet.

Ein Einsatz ist immer verknüpft mit entweder einem Task (aus einem Projekt), einer Wartung oder einem Service. Entsprechend der Verknüpfung kann über die Schaltfläche ‚… öffnen‘ (hier ‚Task öffnen‘) das verknüpfte Dokument geöffnet werden. Ist in der im Einsatz verplanten Tätigkeit (Wartung, Service oder Task) ein Einsatzort (Firma oder Liegenschaft) für die Buchung festgelegt (s.o.), so wird beim Start des Einsatzes der aktuelle Standort des/der AM per GPS geprüft und in dem Einsatzdokument gespeichert. Weicht der aktuelle Standort von dem geplanten Standort ab, so muss eine Begründung eingegeben werden.

Ein gestarteter Einsatz kann entweder pausiert (1) oder nach Fertigstellung beendet (2) werden. Beim Beenden des Einsatzes kann zusätzlich gewählt werden, ob auch der Task beendet werden soll (sofern dem Einsatz ein Task zugrunde liegt). In beiden Fällen wird ebenso die Zeitbuchung beendet.

Hinweis

Ein Einsatz ist immer nur an dem Tag gültig, für den der Einsatz (Feld: Einsatzzeiten - Plan) geplant wurde. Wird der Einsatz an dem Tag nicht verwendet, so wird dieser in der darauffolgenden Nacht automatisch storniert. Der Projektleiter des zugeordneten Auftrags wird über die Stornierung informiert.

Hinweis

Ein Einsatz muss an dem Tag, an dem er gestartet wurde, beendet werden. Wird der Einsatz nicht vom AM manuell beendet, so passiert dies automatisch in der darauffolgenden Nacht. Mit dem Beenden des Einsatzes wird dann auch die letzte laufende Zeitbuchung beendet. Die Personalabteilung wird zusätzlich darüber informiert.

Modul: Material-Katalog#

In dem Modul können Sie alle Artikel aus dem Katalog suchen und die Eigenschaften lesen. Der Katalog wird verwendet, wenn Sie Bestellungen erstellen oder Material zu einer Wartung oder einem Service hinzufügen.

Modul: Wartung / Service#

In dem Modul zeigt sich in der Haupt-Ansicht alle aktuell geplanten Wartungs- und Serviceaufgaben gruppiert nach dem eingeplanten AM. Möchten Sie nur die Ihnen zugewiesen Aufgaben sehen, so können Sie diese über (1) filtern. Es ist möglich, immer nur ein Dokument aus der Ansicht zu öffnen. Versuchen Sie ein zweites Dokument zu öffnen, so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Sollte es nicht zutreffen, dass Sie bereits ein Dokument geöffnet haben, so können Sie eine Bereinigung über (2) starten. Anschließend sollte es wieder möglich sein, das Dokument zu öffnen.

Die Symbole in der Ansicht haben folgende Bedeutung:

Symbole in der ersten Spalte

Graue Uhr: Aufgabe wartet auf Bearbeitung
Grüner Kreis mit Haken: Aufgabe erledigt. Werden die Aufgaben intern vom zuständigen Servicemanager freigegeben, so werden die Dokumente hier aus der Ansicht entfernt.
Gelber Blitz: Aufgabe ist aktuell in Bearbeitung

Buchstaben in der zweiten Spalte

I: Inspektion
S: Serviceaufgabe
W: Wartungsaufgabe

Wartungsaufgabe#

In einer Wartungsaufgabe sind alle Informationen zu einer Wartung inklusive der zu bearbeitenden VDMA-Prüfpunkte hinterlegt. Möchten Sie eine Wartung bearbeiten, für die Sie nicht eingeteilt wurden, so haben Sie die Möglichkeit, diese mit (1) zu übernehmen.

Sind Sie als Bearbeiter*In in der Aufgabe eingetragen, so sehen Sie die vollständigen Informationen der Wartung.

Haben Sie eine Wartung vollständig abgeschlossen, so beenden Sie diese mit (1). Beim Abschluss wird geprüft, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind.

Symbole in der Liste der Prüfpunkte

Gelber Kreis mit Kreuz: Nicht vorhanden, Gerät wurde nicht gefunden
Grüner Haken: Alles in Ordnung
Roter Kreis: Es wurden Mängel gefunden

Sie bearbeiten die Prüfpunkte der Wartung, indem Sie auf einen Eintrag der Liste doppel-klicken (tippen). Dieser öffnet sich daraufhin und Sie können die Prüfergebnisse eintragen. Anschließend wechseln sie zum nächsten (1) oder zum nächsten unbearbeiteten (2) Prüfpunkt. Sie können auch jederzeit wieder in das Wartungs-Dokument zurückkehren (3).

Serviceaufgabe#

Eine Serviceaufgabe ist im Gegensatz zur Wartung eine unregelmäßige und ggf. auch spontane Bearbeitung einer Anlage oder eines Geräts. Sollte eine Serviceaufgabe ungeplant erstellt werden müssen, so ist das über (1) möglich. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus und speichern dann das Dokument.

Sollte kein Auftrag (1) für die Serviceaufgabe existieren, so kann alternativ die Liegenschaft (2), in der aktuell gearbeitet wird, gewählt werden.

Sind alle Tätigkeiten in der Aufgabe abgeschlossen, so kann nach Ausfüllen aller Pflichtfelder die Aufgabe mit (1) abgeschlossen werden. Voraussetzung ist auch, dass mit (2) mindestens eine Buchung erstellt wurde.