Zum Inhalt

Handbuch für CRM Administratoren#

Stella Quickstart Admin-Guide#

Nach dem initialen Setup Ihrer Stella-Instanz müssen zwingend einige Anpassungen im System vorgenommen werden, bevor Sie mit der Arbeit loslegen können.

Nutzer-Dokumente aus Initial-Import anpassen#

Falls Sie uns einen Initial-Import Ihrer Nutzer bereitgestellt haben, sollten Sie diese Nutzer nun im CRM um die noch fehlenden Informationen ergänzen. Dazu in diese Ansicht wechseln und dort die Nutzerdokumente zum Bearbeiten öffnen.

]

Nutzer den Gruppen zuordnen (siehe Dokument zu Berechtigungen)#

Nach dem Initial-Import haben die Nutzer noch keine speziellen Berechtigungen. Diese bekommen sie über die entsprechenden Gruppen-Zugehörigkeiten. Welche Berechtigungen die verschiedenen Gruppen haben, finden Sie in dem Dokument „gruppen-berechtigungen.pdf".

Weisen Sie die Nutzer also den gewünschten Gruppen zu. Dazu öffnen Sie die markierte Ansicht und klicken dort auf „Neuer Auftrag".

]

Wählen Sie als Auftrags-Typ „Nutzer zu Gruppen hinzufügen", wählen dann den gewünschten Nutzer und dann die Gruppen, denen der Nutzer zugeordnet werden soll. Abschließend klicken Sie oben im Menü auf „Einreichen". Der Auftrag wird im Hintergrund innerhalb von 5 bis 10 Minuten bearbeitet. Sie erhalten eine Mail, wenn der Auftrag abgeschlossen wurde.

Mail-Signatur(en) anpassen#

Sie können in Stella die Signatur(en) konfigurieren, die beim Versand einer Mail verwendet werden soll. Dazu öffnen Sie den Konfigurator

]

...und wechseln dort auf den Reiter „Textblöcke".

]

In der Kategorie „MailSignatures" werden dann die drei möglichen Signaturen angezeigt. Die „Stella Vorgabe" sollten Sie in jedem Fall entsprechend Ihren Firmen-Vorgaben anpassen. Verwendete Platzhalter sind %%title%% und %%username%%, die beim Versand einer Mail ersetzt werden durch die Werte des Absenders.

Mail-Empfänger festlegen#

Stella versendet bei bestimmten Ereignissen Mails zur Information an definierte Gruppen. Wechseln Sie im Konfigurator auf den Reiter „Konfigurations Element" und passen Sie die Werte in der Kategorie „MailRecipients" an, wenn Sie die Vorgaben ändern wollen.

]

Importe durchführen (VDMA, Geräte, Anlagen, Material)#

Sie haben in Stella die Möglichkeit, Massendaten zu importieren, wenn Sie diese nicht manuell anlegen möchten. Details dazu finden Sie auf der Import-Seite, die Sie über dieses Menü öffnen:

]

Sollten Sie Fragen dazu haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support (support@stella-crm.de).

Grundsätzlich ist es auch möglich, Ihre vorhandenen Kundendaten in das Stella-CRM zu importieren. Wenn Sie dazu ein Angebot möchten, dann wenden Sie sich bitte ebenfalls an unseren Support.

Word-Vorlagen anpassen#

Für Briefe und Berichte, die aus dem CRM erstellt und/oder versendet werden, verwendet Stella Word Vorlagen. Diese müssen entsprechend des von Ihnen gewünschten Aussehens angepasst werden. Wechseln Sie im Konfigurator dazu auf den Reiter „Word Vorlagen" und öffnen dann die Vorlagen zur Bearbeitung.

]

Laden Sie die Word-Vorlage mit (1) herunter, passen die Gestaltung an, laden die Datei dann mit (2) wieder hoch und speichern dann das Dokument (3).

Achten Sie bitte darauf, dass die Platzhalter (\<\<Platzhalter>>) in der Word-Datei weiterhin erhalten bleiben. Die Platzierung können Sie selbstverständlich ändern.

]

System-Konfigurationen prüfen#

Stella kommt mit einigen Vorgabewerten in der Konfiguration, die ggf. angepasst werden müssen. Wechseln Sie im Konfigurator auf den Reiter „Konfigurations Element" und prüfen die Werte in der Kategorie „System". Sollten Sie andere Werte möchten, so passen Sie die jeweilige Konfiguration bitte an.

]

Kunden anlegen#

Zu guter Letzt legen Sie Ihre ersten Kunden im CRM an. Sollten Sie bereits einen Datenbestand haben, den Sie automatisch importieren möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Berechtigungen der Stella-Gruppen#

Abteilung-Einkauf#

Berechtigung über Gruppe

  • Bestellung bearbeiten

  • Bestell-Material bearbeiten

Berechtigung über Rolle

  • Bestell-Material: darf die folgenden Felder anpassen:

    • Beschädigte Lieferung

    • Liefermenge

    • Erwartetes Lieferdatum

    • Bestellmenge

    • Ablageort

  • Bestell-Material: darf die Felder im Panel „Kommentar zu Beschädigung" anpassen

  • Bestell-Material: darf die Felder im Panel „Referenzen" anpassen

Berechtigung über Workflow

  • Workflow: Bestellung

    • Darf den Einkauf im Prozess bis zur Abrechnung führen

Abteilung-Kaufmann#

Berechtigung über Gruppe

  • Auftrag / Projekt erstellen, bearbeiten, löschen

  • Projekttask erstellen, bearbeiten, löschen

  • Verträge erstellen, bearbeiten, löschen

Berechtigung über Rolle

  • Darf die Auftragsnummer in einem bestehenden Auftrag ändern

Berechtigung über Workflow

  • Workflow: Bestellung

    • Darf den Einkauf bei der Abrechnung abschließen

  • Workflow: Einsatz Klärung

    • Sieht Einsatz in Klärung

Abteilung-Personal#

Berechtigung über Gruppe

  • Abwesenheit lesen, bearbeiten

  • Einsatz lesen

  • Urlaubsantrag lesen

  • Urlaubskonto erstellen, bearbeiten, löschen

  • Zeitbuchung lesen, bearbeiten, löschen

Berechtigung über Rolle

  • Darf die Funktion zum Export von Zeitbuchungen nutzen

Berechtigung über Workflow

  • Workflow: Urlaubsantrag

    • Sieht alle Urlaubsanträge im Prozess

    • Genehmigung Krankentage während des Urlaubs

  • Workflow: Einsatz Klärung

    • Sieht Einsatz in Klärung

  • Workflow: Korrektur Zeitbuchung

    • Kann zur Änderung eingereichte Zeitbuchungen bearbeiten

Adressen Genehmiger#

  • Darf (wenn Genehmigungs-Workflow für Adressen aktiviert) neue Adressen genehmigen oder ablehnen

CRM-Administratoren#

Berechtigung über Gruppe

  • Darf gelöschte Dokumente wiederherstellen

  • Darf Konfigurationen, Schlüsselwörter und Textbausteine im CRM-Konfigurator pflegen

  • Änderungsaufträge erstellen, bearbeiten, löschen (damit auch Personen neue / geänderte Berechtigungen erteilen)

  • Teams erstellen, bearbeiten, löschen

  • Dokument-Kategorien erstellen, bearbeiten, löschen

Berechtigung über Rollen

  • Sieht das Admin-Menü und darf auf alle Funktionen darunter zugreifen\

Geschäftsführung#

Berechtigung über Gruppe

  • Auftrag / Projekt erstellen, bearbeiten, löschen

  • Einsatz bearbeiten, löschen

  • Projekttask erstellen, bearbeiten, löschen

  • Verträge erstellen, bearbeiten, löschen

  • Zeitbuchung bearbeiten, lesen

Berechtigungen über Workflow

  • Workflow: Urlaubsantrag

    • Kann alle Urlaubsanträge sehen und bearbeiten

  • Workflow: Einsatz Klärung

    • Freigabe eines Einsatzes in Klärung

  • Workflow: Korrektur Zeitbuchung

    • Kann zur Änderung eingereichte Zeitbuchungen bearbeiten

Leseschutz-Setzen#

  • Darf in Dokumenten (E-Mail, Brief) einen Leseschutz aktivieren, so dass nur dort eingetragene Personen das geschützte Dokument lesen und / Oder bearbeiten können

Leseschutz-Ändern#

  • Darf in einem Leseschutz versehenen Dokument diesen ändern oder entfernen. Das ist nur dann möglich, wenn der Nutzer zusätzlich als Bearbeiter in dem Leseschutz berechtigt wurde.

Leseschutz-Zugriff#

  • Kann unabhängig von den im Leseschutz definierten Berechtigungen IMMER alle Dokumente sehen und bearbeiten (diese Berechtigung sollten nur sehr wenige Personen bekommen)

Projektmanager#

Berechtigung über Gruppe

  • Auftrag / Projekt erstellen, bearbeiten, löschen

  • Einsatz erstellen, bearbeiten, löschen

  • Projekttask erstellen, bearbeiten, löschen

  • Projektvorlage erstellen, bearbeiten, löschen

  • Zeitbuchung lesen

Berechtigung über Rollen

  • Zeitbuchung Wert im Feld Minute anpassen

Berechtigungen über Workflow

  • Workflow: Aufmaß Task

    • Freigabe eines Aufmaß Task

  • Workflow: Einsatz Klärung

    • Freigabe eines Einsatzes in Klärung

Servicemanager#

Berechtigung über Gruppe

  • Anlage löschen

  • Bestellung erstellen im Wartungspaket

  • Bestellung bearbeiten im Wartungspaket

  • Einsatz erstellen, bearbeiten, löschen

  • Gerät löschen

  • Handbuch löschen

  • Wartungsaufgabe erstellen, löschen

  • Wartungspaket erstellen, bearbeiten, löschen

Berechtigung über Rollen

  • Finalen Wartungsbericht erstellen

  • Wartungspaket abschließen

  • Serviceaufgabe freigeben

  • Bestellungen im Wartungspaket einreichen

Workflow-Administratoren#

  • Darf in jedem Workflow (abgesehen vom Urlaubsantrag) in jedem Knoten in den Prozess eingreifen und den Workflow weiterführen. Kann deshalb auch alle Dokumente sehen, die in einem Workflow bearbeitet werden.

Anlagen & VDMA

VDMA#

Komponenten#

Damit der Wartungsprozess gemäß VDMA durchgeführt werden kann, müssen folgende Komponenten existieren, die am Ende zu einer Wartungsaufgabe werden und zu einem Wartungspaket hinzugefügt werden können:

  • Eine Anlage mit definiertem VDMA-Teil
  • Kunden-Geräte, die dieser Anlage zugeordnet sind
  • Kunden-Geräte mit definiertem Einsatzzweck
  • ein Kunden-Gerät basiert immer auf einem Katalog-Gerät
  • im Katalog-Gerät ist ein Gerätetyp definiert
  • der Gerätetyp enthält die VDMA-Prüfpunkte, die zu diesem Gerätetyp laut VDMA definiert sind

Einrichtung#

Normalerweise erfolgt die Einrichtung einmalig und wird ggf. später nur noch angepasst an Veränderungen innerhalb der VDMA Richtlinien.

VDMA-Teil#

Die VDMA-Teile werden unter Admin, VDMA Definitionen hinterlegt. Ein VDMA-Teil besteht aus folgenden Angaben:

Feld Beschreibung
VDMA Teil Beschreibung Schlüsselwort, wird nicht über den Admin-Bereich verwaltet
VDMA Kennung + Teil VDMA Bezeichnung, z.B. VDMA 24186-1
VDMA Teil Nummer, z.B. 1
Schema / Plan Dateianhang, z.B. das PDF zum VDMA Teil

Das Ziel ist die Abbildung aller existieren VDMA-Teile (1-7, Stand 04/2024).

VDMA Gerätetyp#

Schlüsselwort der Kategorie "VDMA Geräte Typ" mit folgenden Eigenschaften:

Feld Beschreibung
Kategorie muss immer "VDMA Geräte Typ" sein
Schlüsselwort Gattung aus VDMA, z.B. "Absperr-, Abgleich-, Sicherheits- und Regelarmaturen"
VDMA Überschrift Auswahl aus den Schlüsselwörtern vom Typ "VDMA-Überschrift"

VDMA-Überschrift#

Schlüsselwort der Kategorie "VDMA-Überschrift" mit folgenden Werten definiert:

Feld Beschreibung
Kategorie muss immer "VDMA-Überschrift" sein
Schlüsselwort Überschrift aus VDMA Blatt, z.B. "Rohrnetze"
VDMA Teil Auswahl aus VDMA-Teilen (s.o.)
VDMA Überschrift Nummer Überschriftnummer aus dem VDMA-Blatt, z.B. 8

Einsatzzwecke#

Schlüsselwort der Kategorie "Kundengerät-Einsatzzweck" mit folgenden Werten definiert:

Feld Beschreibung
Kategorie muss immer "Kundengerät-Einsatzzweck" sein
Schlüsselwort frei wählbarer Text, sollte der Bezeichnung in der VDMA entsprechen, z.B. "Abluftventilator" (nicht "Ventilator", da dies der Oberbegriff wäre)
VDMA Geräte-Typ Auswahl aus den VDMA-Gerätetypen

Gerätetyp#

Der Gerätetyp wird im Kataloggerät genutzt und sorgt später für die Zuordnung des Kundengeräts zu einem VDMA Teil und den dazugehörigen Prüfpunkten.

Definiert wird ein Gerätetyp unter Admin, VDMA Gerätetypen (+Aufgaben).

Ein Gerätetyp besteht lediglich aus der Bezeichnung (Feld Gerätetyp) und den Prüfpunkten. Der Gerätetyp muss mindesten ein Mal gespeichert werden, damit Prüfpunkte hinzugefügt werden können.

Als Leitfaden dient abermals das VDMA-Blatt für z.B. "Luftechnische Geräte und Anlagen" und hier für Geräte vom Typ "Ventilator" (allgemein, nicht zweckbehaftet).

Die Bezeichnung wäre dann z.B. "Ventilator" und ein Prüfpunkt samt laufender Nummer usw. wäre "1. Auf Verschmutzung, Beschädigung, Korrosion und Befestigung prüfen".

Prüfpunkt#

Ein Prüfpunkt ist immer einem Gerätetypen (Kataloggerät, nicht zweckbehaftet) zugeordnet und enthält folgende Daten:

Feld Beschreibung
Nummer laufende Nummer gemäß VDMA Blatt
Anweisungstext Anweisungstext gemäß VDMA Blatt
Verwendbar in Auswahl für Verfügbarkeit in Wartungs- und/oder Inspektionsaufgaben
Ausführung bei Bedarf oder periodisch auszuführende Tätigkeit gemäß VDMA Blatt
MSR legt fest, ob dies ein spezieller MSR-Prüfpunkt ist
Geplante Wartungsminuten Arbeitszeitschätzung in Minuten

Es bestehe die Möglichkeit, diese Prüfpunkte auch vorzubereiten und zu importieren. Siehe dazu den Abschnitt Import.

Wartung / Inspektion / Service#

Hinweis#

In dieser Dokumentation wird der Begriff Wartungsaufgabe als Sammelbegriff für Wartungs- bzw. Inspektionsaufgaben verwendet.

Voraussetzungen#

Die wichtigste Voraussetzung für die (automatische) Erzeugung von Wartungsaufgaben ist die lückenlose Definition der VDMA-Kette für Geräte bzw. Anlagen. Nur so können die korrekten Prüfpunkte berechnet und die Wartungsaufgabe auf den Weg gebracht werden.

Zudem muss für den jeweiligen Aufgabentyp (Wartung oder Inspektion) in der Anlage (in den Anlagen) das Interval und der Startzeitpunkt festgelegt sein. Details dazu siehe Abschnitt Automatisches Erstellen von Wartungsaufgaben.

Erstellung von Wartungsaufgaben#

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie eine Wartungsaufgabe erstellt wird: manuell oder automatisch nach Zeitplan. Ausgangspunkt für die automatische Erstellung ist immer eine Anlage, die manuelle Erstellung erfolgt nur aus einem Wartungsauftrag.

Manuelles Erstellen einer Wartungsaufgabe#

Öffnen Sie dazu den Wartungsauftrag für die Anlage, für die eine Wartungsaufgabe erstellt werden soll und wählen Erstelle..., Wartungsaufgabe. An dieser Stelle gibt es noch zwei weitere Varianten, die Inspektionsaufgabe und Serviceaufgabe.

Achtung

Die Erstellung der Wartungsaufgabe(n) kann einige Sekunden dauern. Ein Ladebalken am oberen Ende der Seite zeigt an, dass der Prozess andauert.

Nach Abschluss der Aktion sollte folgende Meldung angezeigt werden:

Der Fehlerfall wird wie folgt angezeigt:

Eine der genannten möglichen Ursachen kann sofort überprüft werden. Dazu kann im Auftrag im Reiter Wartungs-/Inspektionsaufgaben überprüft werden, ob es noch Aufgaben im Status offen gibt. Ist das der Fall, so können keine neuen Wartungsaufgaben erzeugt werden.

Das gleiche gilt für die automatische Erstellung von Wartungsaufgaben. Diese werden nur erstellt, wenn es keine offene Aufgaben gibt.

Automatisches Erstellen von Wartungsaufgaben#

Damit Wartungsaufgaben automatisch erzeugt werden können, muss in der entsprechenden Anlage das Intervall und der Startzeitpunkt definiert sein. Das nächste Wartungsdatum wird dann automatisch berechnet. Zusätzlich wird nach Abschluss der Aufgabe(n) das Feld "Letzte Wartung" gesetzt.

Grundsätzlich wird eine Aufgabe erstellt, wenn das Datum der nächsten Wartung naherückt. Die Vorlaufzeit ist konfigurierbar und der Vorgabewert ist auf 7 Wochen (=42 Tage) eingestellt. Die Konfiguration dazu lautet System/MaintenanceTaskPreliminaryTime.

Es kommt vor, dass Aufgaben für eine Anlage erstellt werden sollen, für die es keinen Wartungsauftrag gibt. Das kann z.B. der Fall sein, dass es für den aktuellen Zeitpunk der Aufgabe (das Kalenderjahr) noch keinen Auftrag mit der entsprechenden Nummer usw. gibt. In diesem Fall wird der Auftrag automatisch generiert und mit einer Dummy-Nummer versehen, die später natürlich angepasst werden muss. Generell aber wird die Aufgabe erzeugt und auch mit dem Dummy-Auftrag verlinkt. Eine spezielle Benachrichtigung weist auf diesen Umstand hin.

Fehlermeldungen#

Vor allem beim manuellen Erstellen von Wartungs- bzw. Serviceaufgaben können Fehler auftreten. Der folgende Abschnitt listet alle Fehlermeldungen und deren mögliche Ursachen. Oft wird der eigentlichen Meldung noch eine Liste der betreffenden Geräte vorangestellt.

Fehlermeldung Ursache Lösung
Es existiert bereits eine aktive Wartungsaufgabe Für eine Anlage, die im Auftrag hinterlegt ist, existiert schon eine aktive (offene) Aufgabe Die Aufgabe muss zuerst abgeschlossen werden, bevor eine neue generiert werden kann
Es gibt ein Problem mit einem oder mehreren Geräten: fehlende VDMA-Information und/oder fehlerhafter Gerätetyp im Kataloggerät Für die genannten Geräte fehlt entweder im verlinkten Kataloggerät der Gerätetyp und/oder im hinterlegten Einsatzweck sind keine VDMA-Gerätetypen definiert Je nach dem müssen die entsprechenden Definitionen nachgeholt oder ein anderer Einsatzzweck festgelegt werden. Dieser muss dann mindestens für die normale Wartung den VDMA-Gerätetyp definiert haben
Es wurde kein Auftrag gefunden für diese Anlage in diesem Zeitraum Tritt nur beim automatischen Erstellen der Aufgabe auf, wenn es keinen aktiven Wartungsauftrag gibt Legen Sie einen neuen Wartungsauftrag für die Anlage an
Es existiert entweder schon eine Aufgabe dieses Typs für diese Anlage oder es sind keine Prüfpunkte für die Geräte hinterlegt In der Regel gibt es für die Gerätekonstellation keine Prüfpunkte Legen Sie Prüfpunkte für die VDMA-Geräteeinsazuzwecke, die genutzt werden, an
Für den angeforderten Aufgabentyp ist in der Anlage kein Datum definiert Tritt nur bei automatischem Anlegen der Aufgaben auf, wenn für den Aufgabentyp keine Intervalldaten definiert sind Definieren Sie Intervalldaten für den Aufgabentyp (Wartung, Service)

Benachrichtigungen#

Es werden verschiedene Benachrichtigungen per Mail verschickt, wenn Aufgaben erstellt wurden bzw. im Fehlerfall. Die folgende Übersicht zeigt das Ereignis und die dazugehörige Konfiguration für die Empfänger sowie für die Mailtexte.

Ereignis Empfänger (MailRecipients) Mailtext (gen_MailTemplates)
Neue Aufgabe NewMaintenanceTaskCreated NewMaintenanceTaskCreated
Neue Aufgabe ohne Auftrag MaintenanceNoOrder MaintenanceNoOrder
Aufgabe abgeschlossen MaintenanceClosedRecipients MaintenanceClosedRecipients
Anlage, ungültige oder unvollständige VDMA Kette EquipmentInvalidVDMAChain EquipmentInvalidVDMAChain
Gerät in Anlage, ungültige oder unvollständige VDMA Kette EquipmentInvalidDeviceType EquipmentInvalidDeviceType
Gerät in Anlage, Gerätetyp fehlt in Katalog-Gerät DeviceMissingDeviceType DeviceMissingDeviceType

Platzhalter#

Für die Mailtexte können Platzhalter genutzt werden. Die folgende Übersicht zeigt alle Platzhalter, die hier relevant sind.

Platzhalter Funktion
%%equipment%% Name der Anlage
%%equipmentDocLink%% Link zur Anlage
%%device%% Gerätename
%%deviceDocLink%% Link zum Gerät
%%mailfooter%% globaler Mailabschluss

Import#

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Daten ins CRM zu importieren. Hierzu dient eine eigene Anwendung, die unter Anwendungen, Importe zu finden ist.

Zeichensatz Encoding

Bitte stellen Sie sicher, dass die Zeichenkodierung des Dateiinhalts auf UTF-8 festgelegt ist, da sonst Sonderzeichen möglicherweise nicht richtig importiert werden können.

Geräte#

Aufbau der JSON-Datei#

Achtung

Das Format wird sich ändern, die Feldnamen werden durch englische Bezeichnungen ersetzt

{
  "devices":  [
    {
      "Artikelname": "TF25 PT100",
      "Hersteller": "Thermokon",
      "Herstellernummer": 35071,
      "Bestellnummer": "THE35071",
      "Kurzbezeichnung": "PT100 Kabelfühler 2-Leiter",
      "Beschreibung": "TF25 PT100 T100 050.06 L2000 Kabelfühler -35..+100 °C - Passiv Messeinsatz mit SI-Protection zum Schutz",
      "Bild": "THE35071.jpg",
      "Datenblatt": "TF25_Datenblatt_de.pdf",
      "Bestelleinheit": "Stück",
      "Hauptkategorie": "Elektro",
      "Unterkategorie": "Fühler"
    },
    ...
  ]
}

Anlagen#

Aufbau der JSON-Datei#

{
  "equipments": [
    {
      "name": "HV0101 Heizverteiler Zentr UG Geb01",
      "ddc": true,
      "vdma": "2",
      "type": "Heizverteiler",
      "maintenance": true,
      "parts": " ",
      "functions": "",
      "locations": "",
      "acccess": "",
      "remarks": "",
      "devices": [
        {
          "name": "STP100-100",
          "manufacturer": "Schneider Electric",
          "function": "Vorlauftemperatur pri.",
          "place": "01UG",
          "article": "5123104010"
        },
        {
          "name": "Tauchhülse Edelstahl 100mm",
          "manufacturer": "Schneider Electric",
          "function": "Vorlauftemperatur pri.",
          "place": "01UG",
          "article": "9121051000"
        }
      ]
    },
    ...
  ]
}

Aufbau des Anlagen-Objekts#

Feld Typ Beschreibung
name Text Name der Anlage
ddc boolean Unterstation ja/nein
vdma Text VDMA-Blatt-Nummer als Text
type Text Bezeichnung aus Schlüsselwortliste, Typ "Anlagentyp"
maintenance boolean Wartungsvertrag ja/nein (bzw. alle anderen Optionen)
parts Text Freitext, wichtige Anlagenteile
functions Text Freitext, wichtige Funktionen
locations Text Freitext, Standorte bzw. örtliche Gegebenheiten
access Text Freitext, Zugangsinformationen
remarks Text sonstige Kommentare
devices Array Geräteliste

Aufbau des Geräte-Objekts in Anlagen#

Feld Typ Beschreibung
name Text Name des Geräts
manufacturer Text Herstellername
function Text Funktionsbeschreibung (kurz)
place Text Montageort
article Text eindeutige Artikelnummer

Material#

tbd

VDMA Prüfpunkte#

Es besteht die Möglichkeit, Prüfpunkte zu importieren, da diese sich teilweise für verschiedene Gerätetypen gleichen.

Aufbau der JSON-Datei#

Beispiel

{
    "checkpoints": [{
        "number": 1,
        "text": "Tätigkeitsbeschreibung 1",
        "type": "b",
        "execution": "1",
        "msr": false,
        "duration": 10
    }, {
        "number": 2,
        "text": "Tätigkeitsbeschreibung 2",
        "type": "m",
        "execution": "0",
        "msr": true,
        "duration": 20
    }]
}

Die JSON-Datei besteht aus einem Feld checkpoints, das ein Array aus JSON-Objekten für jeden Prüfpunkt enthält.

Aufbau des Prüfpunkt-Objekts#

Feld Typ Beschreibung
number Zahl Laufende Nummer des Prüfpunkts
text Text Aufgabentext
type Text Aufgabentyp (m=Wartung, i=Inspektion, b=beides)
execution Text Ausführungsart (0=Bei Bedarf, 1=Periodisch)
msr boolean Gilt für MSR-Wartungen true/false
duration Zahl Geplante Wartungsminuten

Troubleshooting#

Das Thema VDMA und Wartungsaufgaben ist komplex. Bei der Erstellung der Aufgaben können diverse Faktoren für Fehler sorgen. Um die Ursachen einzugrenzen, kann das Anwendungs-Log der Hilfsapplikation genutzt werden.

Dieses Log befindet sich in einer separaten Anwendung, die unter Anwendungen, Importe zu finden ist.

In dieser Anwendung auf den Reiter Logs wechseln. Dort sind alle Logs diverser Funktionen sichtbar. Die relevanten Logmeldungen sind die aus dem Bereich Maintenance Checklist (Spalte Source).

Import von Projektaufgaben#

Für wiederkehrende Aufgaben innerhalb von Projekten bietet sich ein Import an. Hierbei kann eine oder mehrere Aufgaben per Datei ins System eingelesen werden. Das Format ist auch hier JSON. Der Import kann nur zu einem Auftrag durchgeführt werden. Hierzu muss die Aktion in der Auftragsmaske Tasks, Tasks importieren genutzt werden.

Aufbau der JSON Datei#

{
    "tasks": [{
            "id": "task1",
            "title": "Ich bin Task 1",
            "startdate": "2024-11-01",
            "successor": ["task2"],
            "predecessor": [""],
            "activity_type": "50",
            "booking_location": "",
            "takeover_allowed": false,
            "milestone": false,
            "logging": false,
            "measurement": false,
            "description_pl": "some text",
            "description_tec": "some text",
            "planned_effort": 10
        },
        {
            "id": "task2",
            "title": "2. Schritt",
            "startdate": "",
            "successor": [
                "task3", "task4"
            ],
            "predecessor": ["task1"]
        },
        {
            "id": "task3",
            "title": "Dritter Task",
            "startdate": "",
            "successor": [],
            "predecessor": ["task2"]
        },
        {
            "id": "task4",
            "title": "Das ENDE",
            "startdate": "",
            "successor": [],
            "predecessor": ["task2"]
        }
    ]
}

Die Aufgaben in der Liste können sowohl unabhängig voneinander als auch zusammenhängend sein, d.h. aufeinander aufbauen. Pflichtangaben sind lediglich eine eindeutige ID und ein Titel. Im folgenden sind alle möglichen Felder definiert.

Feld Typ Funktion
id String Eindeutige Bezeichnung, wird später zu einer CRM-Docid gewandelt
title String Bezeichnung der Aufgabe
startdate String Datum im Format yyyy-MM-dd, z.B. 2024-11-01
successor String Liste Eine oder mehrere IDs von Aufgaben in diesem JSON, die als Folgeaufgaben definiert sein sollen
predecessor String Liste Eine oder mehrere IDs von Aufgaben in diesem JSON, die als Vorgängeraufgaben definiert sein sollen
activity_type String Nummer des Aktivitätstyps gemäß Vorgabeliste (siehe Aktivitätstypen)
booking_location String Standort für Zeitbuchungen, mögliche Werte sind company, location und free
takeover_allowed boolean Aufgabe ohne Einplanung, d.h. diese wird in der Einsatzplanung nicht angezeigt, wenn true
milestone boolean Aufgabe ist ein Meilenstein
logging boolean Bautagebuch gewünscht
measurement boolean Aufgabe ist ein Aufmaßtask

Stella Konfigurator#

Mit dem Konfigurator ist das Bearbeiten von bestimmten Elementen (Configs, Keywords, Textblöcken, Word Vorlagen und Workflows) möglich.

Voraussetzungen#

Um den Konfigurator nutzen zu können, müssen im Vorfeld einige Angaben in der Anwendungs-Konfiguration gemacht werden.

Startseite und Übersicht

Die Darstellung ist bei den Konfigurationselementen, Schlüsselwörtern, Textblöcken und Word-Vorlagen weitgehend einheitlich. Alle Elemente sind nach Kategorien gruppiert. In den Zeilen werden der Titel, ein Kommentar, das Datum der letzten Änderung sowie der Bearbeiter angezeigt. Zusätzlich weisen Symbole auf zwei Eigenschaften hin:

  • Schlosssymbol: Das Element ist in Aveedo vor dem Überschreiben beim Import geschützt.
  • Aveedo-Symbol: Das Element wurde in Aveedo erstellt; bestimmte Eigenschaften können daher nicht bearbeitet werden.

Bei den Konfigurationselementen wird zusätzlich der Inhalt direkt in der Liste angezeigt. Schlüsselwörter zeigen außerdem die zugeordnete Maske an, sofern diese nicht auf „Standard“ gesetzt ist. Word-Vorlagen sind keiner Kategorie zugeordnet.

Bei den Workflows werden lediglich der Titel, die Symbole, der letzte Bearbeiter und der Zeitpunkt der letzten Bearbeitung angezeigt.

Zum Öffnen eines Elements genügt ein Klick auf den Titel.

Im weiteren Verlauf werden die einzelnen Elemente detailliert erläutert.

Konfigurations Element#

Ein Konfigurations Element im Bearbeitungsmodus

Konfigurationen dienen dazu, häufig verwendete, statische Namen, Pfade oder Texte in Formularen und Feldern als „Einstellungen“ zu definieren.

Bei Konfigurationen können der Titel, der Kommentar sowie der Inhalt bearbeitet werden. Die Instanz und die Kategorie dienen lediglich zur Information und sind nicht veränderbar.

Feld Beschreibung
Titel Ein benutzerdefinierter Name zur Identifizierung
Kommentar Ein Kommentar, um das Element zu beschreiben
Inhalt Der Inhalt des Konfigurations Elements
Instanz Die Instanz in welcher dieses Element steckt(global,Application oder Instanz)
Kategorie Die Kategorie in welcher man dieses Element findet

Schlüsselwörter#

Ein Schlüsselwort im Bearbeitungsmodus

Schlüsselwörter ähneln den Konfigurationen, sind jedoch die einzigen Elemente, die in Feldern – beispielsweise in Dropdown-Menüs – verwendet werden können.

Bei Schlüsselwörtern können der Titel, der deutsche Titel, der Alias sowie der Kommentar bearbeitet werden. Die Instanz und die Kategorie dienen lediglich zur Information und sind nicht veränderbar.

Zusätzlich können neue Schlüsselwörter angelegt werden.

Feld Beschreibung
Titel Ein benutzerdefinierter Name zur Identifizierung in Englisch
Deutscher Titel Ein benutzerdefinierter Name zur Identifizierung in Deutsch
Alias Der Alias unter welchem das Schlüsselwort gefunden wird
Alias aktualisieren Aktiviert ein Backendscript welches alle Vorkommen des Alias umändert(sollte beim ändern des Alias aktiviert werden)
Kommentar Ein Kommentar, um das Element zu beschreiben
Instanz Die Instanz in welcher dieses Element steckt(global,Application oder Instanz)
Kategorie Die Kategorie in welcher man dieses Element findet
Maske Die Maske in welcher sich das Schlüsselwort befindet

Textblöcke#

Ein Textblock im Bearbeitungsmodus

Ein Textblock ist ein Richtext-/MIME-Element, das als vordefinierter Text in ein Feld eingebunden werden kann.

Bei Textblöcken können der Titel, der Kommentar sowie der Inhalt bearbeitet werden. Die Instanz und die Kategorie dienen lediglich zur Information und sind nicht veränderbar.

Zusätzlich können neue Textblöcke angelegt werden.

Feld Beschreibung
Titel Ein benutzerdefinierter Name zur Identifizierung
Kommentar Ein Kommentar, um das Element zu beschreiben
Inhalt Der Inhalt des Textblockes
Instanz Die Instanz in welcher dieses Element steckt(global,Application oder Instanz)
Kategorie Die Kategorie in welcher man dieses Element findet

Word-Vorlagen#

Eine Word Vorlage im Bearbeitungsmodus

Eine Word-Vorlage dient dazu, ein Word-Dokument zu exportieren, das mit bestimmten Daten befüllt wird.

In der Word-Vorlage kann ausschließlich das Word-Dokument selbst ausgetauscht werden. Dabei ist unbedingt darauf zu achten, nur die unten aufgeführten Platzhalter zu verwenden.

Feld Beschreibung
Titel Ein benutzerdefinierter Name zur Identifizierung
Kommentar Ein Kommentar, um das Element zu beschreiben
Word Vorlage(Referenz) Eine Vorlage um das Original anzuschauen
Word Vorlage Das Word Dokument das als Worlage dient
Platzhalter Die Platzhalter die im Worddokument verbaut sind

Workflow#

Ein Workflow im Bearbeitungsmodus

Beim Öffnen eines Workflows wird der Editor angezeigt, wie im obenstehenden Bild dargestellt.

Darin stehen verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Eigenschaften#

Wird die Schaltfläche „Eigenschaften“ gedrückt, öffnet sich ein Eigenschaftsfenster am rechten Rand des Editors.

Workflow Eigenschaften

Die Eigenschaften sind in zwei Sektionen unterteilt: Globale Rechte und Kommunikation.

Die Sektion „Globale Rechte“ enthält die folgenden Felder:

  • Globale Autoren: Legt fest, welche Benutzer den Workflow bearbeiten dürfen.
  • Globale Leser: Bestimmt, welche Benutzer den Workflow einsehen dürfen.
  • Eine Checkbox ermöglicht es, dem Ersteller automatisch Leserechte zuzuweisen.

In der Sektion „Kommunikation“ werden die Einstellungen für den E-Mail-Versand festgelegt:

  • Standardabsender: Die E-Mail-Adresse, die als Absender verwendet wird.
  • Signatur: Der Text, der als Fußzeile jeder E-Mail automatisch mitgesendet wird.
  • Schriftgröße und Schriftart: Bestimmen das Erscheinungsbild der E-Mails und sind selbsterklärend.

Knoten#

Wird ein Start-, End- oder Aufgabenknoten angeklickt, öffnet sich das Eigenschaftsfenster des jeweiligen Knotens.

Dieses enthält drei Sektionen:

  • Eintritts-Benachrichtigung: Definiert Benachrichtigungen, die versendet werden, wenn ein Dokument in diese Phase des Workflows eintritt.
  • Austritts-Benachrichtigung: Legt fest, welche Benachrichtigungen verschickt werden, wenn ein Dokument diese Phase verlässt.
  • Eskalation: Bestimmt, ab welchem Zeitpunkt und in welchen Intervallen Benachrichtigungen versendet werden, wenn sich ein Dokument über einen längeren Zeitraum hinweg in dieser Phase befindet.

Benachrichtigungen#

Benachrichtigungs Eigenschaften

Die Eintritts- und Austritts-Benachrichtigungen sind identisch aufgebaut.

Für jede Benachrichtigung kann festgelegt werden, wer die Nachricht erhalten soll. Standardmäßig ist Ersteller ausgewählt.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

  • Feld: Öffnet ein Dropdown-Menü, in dem ein Feld des gebundenen Objekts ausgewählt werden kann.
  • Benutzer: Zeigt ein Eingabefeld mit Personenauswahl, in dem eine oder mehrere Personen ausgewählt werden können.
  • Profil: Öffnet ein Dropdown-Menü mit Funktionsprofilen, aus denen eines ausgewählt werden kann.

Die zuletzt genannten drei Optionen sind selbsterklärend.

Darunter befindet sich das optionale Feld „Absender“, das den in den globalen Eigenschaften definierten Absender für diesen Knoten überschreibt.

Die Felder „Betreff“ und „Inhalt“ entsprechen einer gewöhnlichen E-Mail. Dabei können Platzhalter verwendet werden, um dynamische Inhalte einzufügen.

Eskalation#

Workflow Eigenschaften

Die Eskalation besitzt einen Titel und direkt darunter eine Checkbox, mit der sie aktiviert oder deaktiviert werden kann. Anschließend kann der Zeitpunkt der Eskalation ausgewählt werden.

Es gibt drei Modi:

  • Interval: Löst eine wiederkehrende Eskalation aus, bei der der Abstand zwischen den Auslösungen festgelegt werden kann.
  • Einmalig: Die Eskalation wird nur einmalig ausgelöst.
  • Täglich: Entspricht dem Intervall-Modus, wobei der Abstand fest auf einen Tag gesetzt ist.

Jeder der drei Modi verfügt über eine Einstellung, die festlegt, nach welcher Zeit die erste Eskalation erfolgt.

Der Modus Täglich besitzt zusätzlich einen Maximalwert, der angibt, wie oft die Eskalation insgesamt ausgelöst wird, sowie eine Checkbox, mit der Wochenenden vom Eskalationszeitraum ausgeschlossen werden können.

Im Modus Interval gibt es zudem ein Feld, in dem der Intervall-Abstand definiert wird.

Die Eskalations-Benachrichtigung funktioniert analog zu den allgemeinen Benachrichtigungen.

Kennwort zurücksetzen#

Der Nutzer kann mittels Weboberfläche sein Kennwort zurücksetzen, falls dieses kompromittiert oder vergessen wurde.

Dies ist jederzeit möglich über den in der Loginmaske:

Einrichten der Kennwort-Zurücksetzen Anwendung#

Die Anwendung ist ebenfalls auf dem Dominoserver einzurichten. Die ACL hat keine besonderen Merkmale, allerdings sollte Anonymous hier auf Leser gesetzt werden. Zusätzlich sind administrative Einträge wie LocalDomainAdmins empfohlen, aber nicht zwingend.

Die Anwendung selbst hat keine richtige Notesoberfläche, lediglich ein paar Ansichten, die intern genutzt werden. Zur Kontrolle kann die Ansicht Password Reset Jobs genutzt werden.

Es muss jedoch eine Konfiguration hinterlegt werden. Dies geschieht per Notesoberfläche. Die Ansicht Configuration zeigt ggf. das Konfigurationsdokument. Ist keins vorhanden, so kann mittels Notesmenü Erstellen, config eine neue Konfiguration erstellt werden. Bitte achten Sie darauf, dass es nur eine Konfiguration gibt.

Konfigurationsdaten#

Der folgende Abschnitt beschreibt die Konfigurationswerte.

Feld Beschreibung Wert
Minutes Cut-Off Gültigkeit der Aktion pro Nutzer 60
HostName URL des Dominoservers mit Hostname & Protokoll https://stella-host.de
Sender's Name Absender der Mail no-reply@company.de
Application Name Name der Anwendung, wird in der Mail genutzt Password Reset App
Mailbox Name Pfad & Name der Domino Mailbox mail1.box
Min Length of Password Mindestlänge des neuen Kennworts 8
User Management DB Server & Pfad zum Domino Directory In der Regel names.nsf
Logo Logo für die angezeigten Seiten Bilddatei mit Firmen-Logo
Background Image Hintergrundbild entsprechend CI -
Custom Override CSS CSS Stylesheet Daten entsprechend CI siehe unten

Custom Override CSS#

/* bootstrap hacks */
@import url(https://fonts.googleapis.com/css?family=Nunito:200,300,400,700);
@import url(https://fonts.googleapis.com/css?family=Comfortaa:200,300,400,700);

.body-bg {
background-color: #fff;
}

* {
font-family: Comfortaa;
}
.display-4 {
    font-size: 2rem;
}

.lead {
    font-size: 16px;
}

.btn-lg {
    font-size: 1rem;
}
.content img {
max-width: 300px;
}

Funktionsweise#

Die Kennwort-Zurücksetzung wird immer durch den Nutzer aktiv über die o.g. Aktionen initiiert. Der Nutzer wird dann auf die folgende Seite umgeleitet:

Hier muss die eigene (private) E-Mailadresse angegeben werden. Nach dem Absenden des Formulars wird die folgende Seite angezeigt und der Nutzer erhält eine Mail mit weiteren Instruktionen, sofern die angegebene Adresse in der Mitarbeiterdatenbank gefunden wurde. Ist dies nicht der Fall, passiert hier nichts weiter, die Bestätigungsseite wird allerdings auch dann angezeigt.

Die Mail enthält folgenden Anweisungstext:

Für diese E-Mail-Adresse wurde eine Passwort-Rücksetzung angefordert

Wenn Sie selbst diese Passwort-Rücksetzung nicht angefordert haben, 
dann ignorieren Sie bitte diese E-Mail.

Um die Passwort-Rücksetzung fortzusetzen, klicken Sie bitte hier.

Der enthaltene Link ist nur so lange gültig, wie in der Konfiguration angegeben (Minutes Cut-Off), hier also 60 Minuten. Öffnet der Nutzer diesen Link nicht innerhalb dieser Zeit, ist die Anforderung hinfällig und muss wiederholt werden.

Abgelaufene Kennwort-Rücksetzungs-Anforderungen werden per Agent regelmäßig gelöscht (Agent Remove old Reset Jobs). Dies gilt auch für fertiggestellte Kennwortrücksetzungen.

Über die Ansicht Password Reset Jobs kann man sich eine Übersicht aller Anforderungen verschaffen:

Wird der Link angeklickt und ist noch gültig, kann der Nutzer sein neues Kennwort einstellen:

War dies erfolgreich und entsprach den Vorgaben bzgl. Kennwortlänge, gibt es eine Bestätigung:

Das neue Kennwort ist Domino-typisch erst nach ca. 15-20 Minuten wirksam und kann genutzt werden.

Fehlersituationen beim Kennwortwechsel#

Das vom Nutzer eingegebene neue Kennwort entspricht nicht der Vorgabe bzgl. Länge:

Das wiederholte Kennwort entspricht nicht dem ersten Kennwort:

Status der Kennwort-Reset-Anfragen#

Die Notes-Datenbank gibt per Ansicht einen Überblick auf anstehende, bereits erledigte oder fehlgeschlagene Kennwort-Reset-Anfragen. Die Ansicht zeigt mit Symbolen den Status bzw. den Stand der Anfrage. Zudem wird die Mail-Adresse und die zufällige ID der Anfrage angezeigt. Letztere wird benutzt, um dem Nutzer einen eindeutigen Link zum Opt-In zu schicken (siehe Prozess oben).

Symbol Bedeutung
Männchen Es handelt sich generell um eine gültige Anfrage, d.h. die Mailadresse wurde gefunden und konnte zugeordnet werden
rotes X an 1. Stelle bedeutet es, dass die Mailadresse nicht gefunden wurde, die Anfrage wird automatisch entfernt
Briefumschlag Die Benachrichtigung mit dem Link zur Bestätigung wurde an den Nutzer verschickt
rotes X an 2. Stelle bedeutet dies ein Problem beim Versand der Benachrichtigung
Schlüssel Das Kennwort wurde durch den Nutzer erfolgreich geändert