Mailissa

Mit Hilfe des Stella Domino Connectors können Mails aus Outlook ins CRM übertragen werden. Im folgenden Abschnitt ist sowohl die Einrichtung des Connectors als auch der Zusatz zur automatischen Mailzuordnung im CRM beschrieben.

Einrichtung des Connectors

Der Stella Domino Connector ist ebenfalls eine Notes-Anwendung, die auf dem Server platziert werden muss.

ACL

Für die ACL gilt folgender Vorschlag:

ACL Eintrag	Zugriffslevel	Optionen
Default	Kein Zugriff	-
Anonymous	Kein Zugriff	-
LocalDomainServers	Manager / Editor	Dokumente löschen
LocalDomainAdmins	Manager	Dokumente löschen
(Normale Nutzer)	Autor	Dokumente erstellen (für Logs)

Datenverbindung einrichten

Im Connector muss ein Ziel eingerichtet werden. Dies ist in der Regel die Dokumente-Datenbank des CRM, kann aber jede andere Notesdatenbank sein. Klicken Sie dazu in der Startansicht der Anwendung auf New Database Connection

In der Maske sind dann folgende Felder auszufüllen:

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Unique Key	eindeutiger Name der Verbindung, wird später nicht sichtbar sein	ja
Category	sichtbarer Name, unter dem die Verbindung später im Addon kategorisiert wird	ja
Title	sichtbarer Name der Verbindung im Addon	ja
Server	Server der Zieldatenbank	ja
Full Path	Pfad zur Zieldatenbank	ja
Enabled	sollte auf yes stehen	ja
Read Access	Lesernamen, um diese Verbindung nur eingeschränkt sichtbar zu machen	nein, leer = alle Nutzer sehen dieses Ziel

Die Felder im Abschnitt Mapping sind alle optional. Beim Übertragen der Mail werden die Vorgabenamen der Felder für die entsprechende Funktion genutzt, durch Angabe eines anderen Feldnamens können hier andere Feldnamen mit deren Werten genutzt werden. Für die Funktion mit dem Stella CRM sind hier Anpassungen nötig:

Feld Original	Feld Stella
Form	gen_mail
SendTo	SendToExtern
CopyTo	CopyToExtern
BlindCopyTo	BCCme

Im Abschnitt Relation / Agent gilt es ebenfalls, für Stella CRM spezifische Daten anzugeben:

Feld	Beschreibung
Stella CRM orkflow ID	UniversalID des Workflow, mit dem die übertragene Mail dann weiter verarbeitet wird. Diese ermittelt man direkt aus der Stella Konfiguration in Aveedo
Field name where related document UNID is stored	bleibt leer, da die Relation mittels Agenten gesetzt wird
Execute Agent (Name or Alias)	Name oder Alias des Transferagenten, i.d.R. transferMail. Siehe dazu auch Abschnitt Transferagent

Für die Übertragung von Mails in Stella CRM ist die Definition einer View Configuration nicht erforderlich.

Log-Ansichten

In den Log-Ansichten finden Sie wertvolle Informationen zum Troubleshooting. FEs wird empfohlen, das Loglevel in der Connector-Konfiguration dazu entsprechend Hhochzusetzen, z.B. auf SILLY.

Connector Konfiguration

Damit die Anwendung generell läuft, muss eine Konfiguration hinterlegt werden. Ist keine vorhanden, erstellt man mit der Aktion New Configuration eine neue. In der Maske gilt es folgende Felder auszufüllen:

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Domino Server	Server, auf dem der Connector installiert ist	ja
Log Level	Log Level für das Log, im Normalbetrieb sollte es nicht höher als INFO sein	ja
Log Level for Notification	Log Level für Benachrichtigungen an Administratoren, Vorschlag: ERROR	ja
Notification E-Mail Address	Mailadresse für diese Benachrichtigungen. Wenn leer, dann gibt es keine Benachrichtigungen	nein
Stella CRM Helper DB	Link zur Stella Helper App	ja
Stella CRM Address DB	Link zur Stella Adress-Datenbank	ja
Stella CRM Documents DB	Link zur Stella Dokumenten-Datenbank	ja
OCR Source Field for Mail	Quellfeld für die OCR-Behandlung, i.d.R. body	ja
OCR Target Field for Mail	Zielfeld für die OCR-Behandlung, i.d.R. attachments_ocr
Readers	Lesernamen für die importierte Mail	nein
Authors	Autornamen für die importierte Mail	nein

Transferagent

Im Stella CRM besteht die Möglichkeit, übertragene Mails automatisch einem Kunden, einem Kontakt, einer Liegenschaft und sogar einem Projekt zuzuordnen. Wenn hierbei die Mailadresse des Absenders im CRM gefunden wird, kann die Zuordnung entsprechend erfolgen. Hierbei wird dann auch die Liegenschaft bzw. auch das aktuelle Projekt ermittelt. Dabei wird die letzte Mail, die zu diesem Kontakt existiert, gesucht und die dortige Zuordnung entsprechend übernommen (sofern diese Mail eine Zuordnung hat). Wird kein Kontakt gefunden, so wird eine Mail-Domänensuche durchgeführt und ggf. nur eine Zuordnung zum Unternehmensdokument durchgeführt. Das geschieht selbst dann, wenn die Mailadresse lediglich in der Domäne übereinstimmt.

Beispiel: Absender ist support@company.com und im Unternehmensdokument steht info@company.com als Mailadresse. Die Zuordnung findet trotztdem statt.

Der Transferagent muss sich in der Zieldatenbank für den Import befinden, d.h. i.d.R. die Dokumenten-Datenbank. Muss der Agent erst erstellt werden, so muss die helper-xxx.jar eingebunden werden. Der Agent muss vom Typ Java sein und der Code lautet dann wie folgt:

import com.nintera.mailissa.MailissaHelper;

import lotus.domino.AgentBase;
import lotus.domino.AgentContext;
import lotus.domino.Document;
import lotus.domino.Session;

public class JavaAgent extends AgentBase {

    // this agent must be placed in the CRM Data database

    public void NotesMain() {

        try {
            Session session = getSession();
            AgentContext agentContext = session.getAgentContext();
            Document doc = agentContext.getDocumentContext();
            MailissaHelper mh = new MailissaHelper(session, session.getCurrentDatabase());
            mh.handleDoc(doc);
            doc.save();
        } catch (Exception e) {
            e.printStackTrace();
        }
    }
}

OCR-Behandlung

Übertragene Mails können automatisch dem OCR-Prozess unterzogen werden, sofern Quell- und Zielfeld in der Konfiguration angegeben wurde. Hierbei werden Dateianhänge vom Typ PDF mittels des Cloud-Services ConvertAPI verarbeitet und per Texterkennung neu erstellt und gespeichert. Das Ergebnis ist eine durchsuchbare PDF-Datei. Der Prozess findet im Hintergrund und nicht in Echtzeit statt.